Функция «Удержание», доступная для шаблона узла центра записей в Microsoft Office SharePoint Server 2007, является функцией управления записями, позволяющей организации приостанавливать применение различных политик прекращения действия для записей, имеющих отношение к текущим событиям типа судебных исков, расследований или аудиторских проверок. Организации могут использовать удержания для защиты записей, которые могут иметь отношение к текущему судебному иску или расследованию, от прекращения действия или удаления до завершения соответствующих событий.

Принцип действия удержания

Создание удержания

Добавление записей к удержанию

Поиск записей для добавления к удержанию

Просмотр всех записей удержания

Просмотр всех удержаний для записи

Удаление записи из удержания

Отмена удержания для всех записей

Принцип действия удержания

По умолчанию любой узел центра записей содержит список удержаний, который может быть использован ответственными за ведение записями для создания удержаний и управления ими для таких событий, как судебный иск, аудиторская проверка или расследование. Чтобы создать новое удержание для определенного события, необходимо добавить новый элемент в список удержаний. Список удержаний позволяет выполнить поиск и настроить удержание для соответствующих записей, просмотреть записи, для которых настроено удержание, либо отменить удержание, когда необходимость в нем пропадает.

При добавлении записи к удержанию ее статус обновляется соответствующим образом, а Office SharePoint Server 2007 защищает эту запись от прекращения действия или удаления. Как правило, после добавления записей к удержанию они просматриваются юридическим персоналом организации с целью определить, действительно ли они имеют отношение к событию, послужившему причиной создания удержания. Отдельные элементы, не имеющие отношения к событию, можно удалить.

В одной организации может одновременно действовать несколько удержаний. Также возможно добавление одной записи к нескольким разным удержаниям. Если для одной записи настроено несколько удержаний, применение исходной политики управления для этой записи приостанавливается до отмены всех удержаний, к которым она добавлена.

Создание удержания

1. На узле центра записей выберите Списки, а затем выберите Удержания, чтобы открыть список удержаний.
2. В списке «Удержания» в меню Создать выберите пункт Новый элемент.
3. В поле Имя введите имя создаваемого удержания. Как правило, имя должно содержать информацию о событии (например, судебном иске или расследовании), которое послужило причиной его создания.
4. В поле Описание введите любые дополнительные сведения об удержании. Например, можно предоставить дополнительные данные о событии, послужившем причиной создания удержания.
5. В поле Управление осуществляет введите имена всех ответственных за ведение записей.
6. Щелкните ОК.

Добавление записей к удержанию

Если определенная запись имеет отношение к удержанию, ее можно добавить к этому удержанию непосредственно из списка или библиотеки, в которой она хранится.

1. Откройте список или библиотеку, содержащую запись, которую необходимо добавить к удержанию.
2. Подведите курсор к записи, которую требуется добавить к удержанию, нажмите появившуюся кнопку со стрелкой и выберите команду Управление удержаниями.
3. В области Добавление или удаление из удержания выберите команду Добавить в удержание, а затем выберите удержание, к которому требуется добавить запись.
4. В поле Примечания введите любые сведения о причине добавления этой записи в удержание.

    Примечание.    Эти примечания подлежат аудиту.

5. Щелкните Сохранить.

Поиск записей для добавления к удержанию

Пользователь может одновременно выполнить поиск нескольких записей и добавить их в удержание.

1. На узле центра записей выберите Списки, а затем выберите Удержания, чтобы открыть список удержаний.
2. В списке удержаний подведите курсор к имени удержания, к которому требуется добавить записи, нажмите появившуюся кнопку со стрелкой и выберите команду Просмотреть элемент.
3. В области Состояние удержания выберите команду Поиск элементов для добавления в удержание.
4. В поле Поиск введите ключевые слова, по которым будет выполняться поиск соответствующих записей, и нажмите кнопку Поиск.
5. Чтобы добавить результаты поиска в удержание, нажмите кнопку Удержание.
6. Щелкните ОК.

Просмотр всех записей удержания

Каждому создаваемому удержанию соответствует отчет об удержаниях, который можно использовать для быстрого просмотра всех записей, добавленных в это удержание.

1. На узле центра записей выберите Списки, а затем выберите Удержания, чтобы открыть список удержаний.
2. В списке удержаний подведите курсор к имени удержания, записи которого необходимо просмотреть, нажмите появившуюся кнопку со стрелкой и выберите команду Просмотреть элемент.
3. В области Состояние удержания выберите команду Просмотр отчета об удержаниях.

Просмотр всех удержаний для записи

Если запись была добавлена к нескольким удержаниям, можно просмотреть список удержаний, содержащих эту запись, с помощью команды Управление удержаниями. Этот список также отображается вместе со свойствами записи.

1. Откройте список или библиотеку, содержащую запись, для которой необходимо просмотреть сведения об удержаниях.
2. Подведите курсор к необходимой записи, нажмите появившуюся кнопку со стрелкой и выберите команду Управление удержаниями.
3. В верхней части страницы «Состояние удержания элемента» отображен список удержаний, относящихся к данной записи.

Удаление записи из удержания

Команду Управление удержаниями можно использовать для удаления отдельных записей из удержания.

1. Откройте список или библиотеку, содержащую запись, которую необходимо удалить из удержания.
2. Подведите курсор к необходимой записи, нажмите появившуюся кнопку со стрелкой и выберите команду Управление удержаниями.
3. В области Добавление или удаление из удержания выберите команду Удалить из удержания, а затем выберите удержание, из которого требуется удалить запись.
4. В поле Примечания введите любые сведения о причине удаления этой записи из удержания.

    Примечание.    Эти примечания подлежат аудиту.

5. Щелкните Сохранить.

Отмена удержания для всех записей

Если событие, послужившее причиной создания удержания, завершено, и в использовании удержания больше нет необходимости, можно отменить удержание для всех записей, которые были к нему добавлены. После отмены удержания для всех записей, которые относились к этому удержанию, возобновляется нормальный режим применения политики управления сведениями.

1. На узле центра записей выберите Списки, а затем выберите Удержания, чтобы открыть список удержаний.
2. В списке удержаний подведите курсор к имени удержания, которое необходимо отменить для всех относящихся к нему записей, нажмите появившуюся кнопку со стрелкой и выберите команду Просмотреть элемент.
3. В области Состояние удержания выберите команду Просмотр отчета об удержаниях.
4. На странице отмены удержания введите любые сведения о причине отмены удержания.

    Примечание.    Эти примечания подлежат аудиту.

5. Нажмите кнопку Снять удержание.

   Важно.  После отмены удержания для всех записей, которые относились к этому удержанию, возобновляется нормальный режим применения политики управления сведениями. То есть, всякая защита этих записей от прекращения действия или удаления снимается. Если для определенных записей настроено несколько удержаний, применение политики будет возобновлено только после отмены всех удержаний.