Шаблон узла центра записей, включенный в Microsoft Office SharePoint Server 2007, предназначен для содействия предприятиям в реализации их программ по управлению и хранению записей.

Функции шаблона узла центра записей

Проектирование узла центра записей

Функции шаблона узла центра записей

Центр записей предназначен для использования в качестве главного места хранения и управления записями предприятия. Его возможности охватывают весь процесс управления записями — от сбора до ликвидации. Проектированием и настройкой узла центра записей, как правило, занимаются специалисты в области управления записями и информационных технологий для обеспечения поддержки установленной на предприятии схемы ведения документации.

Данный шаблон узла центра записей объединяет ряд стандартных функций, доступных в Office SharePoint Server 2007, с несколькими дополнительными специализированными компонентами управления записями, предоставляющими следующие возможности.

• Свойства хранилища   Центр записей обладает несколькими функциями, которые обеспечивают целостность хранящихся в нем данных.
  • Записи никогда не изменяются системой автоматически, что гарантирует идентичность записей, которые помещаются в центр, а потом загружаются с него.
  • Администраторы узла могут легко настроить параметры центра записей таким образом, чтобы запретить прямые манипуляции с записями, контролируя версии всех внесенных в содержимое документа изменений и проверяя определенные типы изменений.
  • Центр записей позволяет ответственным за ведение записей добавлять и хранить метаданные элементов и метаданные записи независимо друг от друга с тем, чтобы сведения, касающиеся задач управления записями, можно было бы обновлять без изменения основной записи. Версии изменений, вносимых в метаданные, также контролируются.
• Применение политики управления сведениями   В состав Office SharePoint Server 2007 входят несколько компонентов политики, которые могут быть полезны для управления записями.
  • Аудит   Данная функция регистрирует события и операции, выполняемые с файлами. В контексте управления записями аудит полезен для учета пользователей, просматривающих и обращающихся к данным центра записей.
  • Прекращение действия   Данная функция позволяет указать срок хранения записи и действие, которое должно произойти по истечении периода хранения, например удаление записи или запуск рабочего процесса утверждения ликвидации. В контексте управления записями началом периода хранения, как правило, считается момент ее первоначальной передачи в центр записей.
  • Штрихкоды   Данная функция снабжает каждую запись уникальным изображением штрихкода и числовым значением. Значение штрихкода хранится и индексируется вместе с электронной версией записи. В контексте управления записями штрихкоды полезны для хранения и отслеживания физических записей. Если записи в библиотеке имеют физические версии, то штрихкоды позволяют соотносить эти физические версии с их электронными копиями.
• Программируемый интерфейс сбора записей   Центр записей поддерживает набор служб, которые упрощают процесс сбора записей. Программируемый интерфейс центра позволяет предприятиям настраивать и системы управления документами, и системы электронной почты для автоматической передачи файлов на узел центра записей. Содержимое может передаваться в центр записей с помощью веб-службы по протоколу SOAP или с помощью электронной почты по протоколу SMTP.
• Маршрутизация записей   Центр записей включает список маршрутизации, который автоматически направляет входящие записи (отправленные автоматически или вручную) в подходящее место в зависимости от их типа. Если запись отправлена в центр, часто она сопровождается дополнительной информацией, например журналом аудита и метаданными. Журнал аудита записи хранится в центре в виде XML-файла, а метаданные — в XML-файле и в столбцах метаданных на узле центра записей.
• Удержание   Центр записей позволяет предприятиям вести записи, находящиеся в состоянии легального обнаружения в рамках судебного процесса, аудита или расследования, и помещать их в списки удержаний. После помещения записей в список удержания на них не распространяются политики прекращения действия, которые могут действовать, и поэтому они защищены от уничтожения. К примеру, в случае судебного разбирательства предприятие помещает в список удержания соответствующие записи, которые могут понадобиться, и они будут доступны вплоть до завершения судебного процесса. Записи можно поместить одновременно в несколько списков удержаний. Ответственные за ведение записей также могут искать в центре записи, которые необходимо поместить в удержание.

Проектирование узла центра записей

На высшем уровне процесс проектирования узла центра записей для внедрения программы управления записями включает два основных этапа, описанных ниже.

1. Предприятию необходимо разработать стратегию и формальный план управления записями. Это совместные действия, включающие координирование деятельности ответственных за ведение записей, контролеров, ИТ-специалистов и информационных работников.
2. Затем предприятию требуется настроить один или несколько узлов центра записей для внедрения своего плана управления.

Перечисленные ниже разделы дают краткую характеристику основных компонентов каждого их этих этапов.

Планирование управления записями

Прежде чем настраивать узел центра записей в качестве решения управления записями, предприятию нужно разработать формальный план своей стратегии. Определенные элементы данного плана уникальны для отдельных организаций или предприятий. Но в сущности все планы управления записями включают следующие документы и процедуры:

• Схема ведения документации   Схема ведения документации описывает типы документов или элементов, которые являются официальными записями предприятия. В ней указывается место хранения записей и отличительные свойства разных типов записей. Данная схема служит в качестве общего набора политик, процессов и рекомендации, используемых в процессе создания, хранения и управления записями. Эта схема должна охватывать все записи на любых носителях, в том числе бумажные документы, электронные файлы и файлы электронной почты. В ней также должен быть указан способ классификации каждой их записей, ее защиты и, в конечном счете, удаления. Кроме того, в схеме должно уделяться внимание вопросам, связанным с определенными категориями записей, такими как конфиденциальные сведения, жизненно важные документы, коммерческие тайны и неподлежащая разглашению информация. И наконец, в схеме необходимо перечислить лиц, ответственных за управление записями каждого из типов.
• График хранения   График хранения задает период хранения каждого указанного в схеме ведения документации типа записей и процесс его удаления по окончании этого периода. Рекомендации в графике хранения, как правило, приводятся с учетом законодательных требований, рисков предприятия и деловых потребностей. Более того, обычно в графике хранения описываются непредвиденные обстоятельства, связанные с рисками, которые определяют период хранения каждого типа записи.
• Документ о соответствии требованиям   Документ о соответствии требованиям определяет правила, которых должны придерживаться информационные системы, предназначенные для управления записями, обязательные возможности систем, а также типы постоянного контроля, которые должны поддерживаться такими системами в целях соблюдения требований.
• Формальная процедура приостановки удаления записей   Данная процедура, часто называемая удержанием, подробно описывает способ, используемый на предприятии для приостановки удаления записей в некоторых ситуациях, например, в случае судебного разбирательства, аудита или расследования.
• Система мониторинга и отчетности по управлению записями   Чтобы гарантировать, что сотрудники предприятия организовывают, используют и управляют записями в соответствии с установленными политиками и процедурами, программа управления записями должна включать процедуру или систему мониторинга и отчетности по управлению записями.

Настройка узла центра записей

Когда специалисты предприятия приступят к подробному планированию управления записями и разработают формальный план данной процедуры, можно создать и настроить узел центра записей для оказания помощи во внедрении данной программы.

Чтобы настроить узел центра записей, выполните следующие действия.

1. Создайте библиотеки документов или списков для управления и хранения каждого типа записей, указанных в схеме ведения документации.

   Для каждого типа содержимого в схеме записей рекомендуется создать одну библиотеку документов.

   Записи, передаваемые в центр, направляются в соответствующий список или библиотеку.

2. Создайте столбцы для соответствующих библиотек, списков или типов содержимого, в которых будут содержаться и отображаться метаданные для всех указанных в схеме ведения документации типов записей.
3. Задайте политики управления сведениями для каждого типа записей на узле центра. Эти политики должны отражать периоды хранения и требования аудита, указанные в схеме ведения документации, принятой на предприятии, а также графике хранения.
4. Настройте список маршрутизации записей для направления каждого типа записей в подходящее место. При отправлении записей на узел центра вручную или автоматически Office SharePoint Server 2007 использует данную таблицу для определения того, каким образом классифицировать запись в пределах узла центра записей и куда ее отправлять.