В целях обеспечения соответствия корпоративным бизнес-процессам, правовым нормам или правительственным постановлениям относительно управления информацией, предприятия могут определять и использовать на узлах Microsoft Office SharePoint Server 2007 политики управления сведениями, при помощи которых администраторы узлов или руководители списков контролируют способы управления содержимым.

Что такое политика управления сведениями?

Использование политик управления сведениями на узлах

Что такое политика управления сведениями?

Политика управления сведениями — это набор правил для отдельного типа содержимого. Политики управления сведениями позволяют предприятиям контролировать и отслеживать ряд аспектов, например период хранения содержимого или действия с содержимым, которые доступны пользователям. Эти политики могут помочь предприятиям в соблюдении правовых норм и правительственных постановлений или же просто в реализации внутренних бизнес-процессов. Например, на предприятии, которое обязано выполнять правительственное постановление, требующее от них адекватного контроля финансовой отчетности, можно создать одну или несколько политик управления сведениями, которые будут проверять конкретные действия процесса создания и утверждения всех связанных с финансовыми операциями документов.

Компоненты политики в составе Office SharePoint Server 2007

Компонент политики — отдельное правило политики управления сведениями. Office SharePoint Server 2007 включает несколько встроенных компонентов политики, которые предприятия могут комбинировать или использовать по отдельности, чтобы определить политики управления сведениями для своих узлов. Далее перечислены компоненты политики, вошедшие в Office SharePoint Server 2007.

• Аудит.  Данный компонент политики служит для анализа использования систем управления содержимым путем регистрации событий и операций, выполняемых с документами и элементами списков. Его можно настроить для регистрации событий, связанных с редактированием, просмотром, возвратом, извлечением и изменением разрешений для документа или элемента. Все данные аудита хранятся в отдельном журнале на сервере, и администраторы узла могут выполнять отчеты по ним. Также при помощи объектной модели Office SharePoint Server 2007 можно записывать настраиваемые события и добавлять их в журнал аудита.
• Срок действия.  Данный компонент политики служит для последовательного и контролируемого удаления устаревшего содержимого с узлов предприятий. Он позволяет управлять и затратами, и рисками, сопряженными с хранением устаревшего содержимого. Политику прекращения действия можно настроить таким образом, чтобы срок действия определенных типов содержимого истекал в конкретный день или в течение заданного периода времени после выполнения того или иного действия с документом, например создания или изменения.
• Штрихкоды.  Данный компонент политики позволяет отслеживать физические копии документов или элементов списков, распечатанных на узле. Он создает уникальное значение идентификатора для каждого документа. Затем пользователи могут вставлять изображение штрихкода соответствующего значения в создаваемые ими документы Microsoft Office. Кроме того, по штрихкоду на физической копии документа можно искать оригинальную копию документа на сервере. Штрихкоды по умолчанию соответствуют общему стандарту ANSI/AIM BC1-1995 (код 39). С помощью объектной модели Office SharePoint Server 2007 можно установить другие поставщики штрихкодов.
• Наклейки.  Данный компонент политики также позволяет отслеживать физические копии документов или элементов списков, распечатанных на узле. Он автоматически создает текстовые наклейки на основании свойств и параметров форматирования документа, заданных администратором узла или руководителем списка. Наклейки, вставляемые пользователями в документы Microsoft Office, автоматически обновляются в зависимости от свойств документов.

Настраиваемые компоненты политики

На предприятиях также могут создаваться и развертываться настраиваемые компоненты политики в целях удовлетворения специфических нужд. Например, производственной организации может потребоваться определить политику управления сведениями для всех спецификаций к эскизным проектам изделий, запрещающую пользователям распечатывать копии таких документов на незащищенных принтерах. Чтобы установить этот тип политики управления сведениями на предприятии, можно создать и развернуть компонент политики «Ограничение печати», который можно добавить к политике управления сведениями для типа содержимого спецификаций к дизайну изделий.

Интеграция политики управления сведениями с программами Выпуск 2007 системы Microsoft Office

Существует несколько способов доступа к политикам управления сведениями Office SharePoint Server 2007 из клиентских программ Выпуск 2007 Office. При настройке на сервере политики управления сведениями для конкретного типа содержимого, списка или библиотеки можно написать правило политики, которое будут видеть пользователи, работающие с содержимым, к которому эта политика применяется. Правило политики может уведомлять пользователя о том, что к документу применены политики управления сведениями, или же предоставлять дополнительную информацию о том, что, к примеру, срок действия документа истекает через определенный промежуток времени. Когда пользователь открывает документ, для которого установлены политики управления содержимым, в одной из клиентских программ Выпуск 2007 Office, отображается это правило политики. Кроме того, если политика управления содержимым включает штрихкод или наклейку, политику можно настроить таким образом, чтобы пользователи должны будут вставлять штрихкоды или наклейки в документы Microsoft Office при попытке их сохранить или распечатать клиентской программе Выпуск 2007 Office.

Использование политик управления сведениями на узлах

Чтобы внедрить политику управления сведениями, ее необходимо добавить к списку, библиотеке или типу содержимого узла. При этом степень распространения и использования политики зависит от местоположения, в котором она создается или к которому добавляется. Ниже описаны действия, которые доступны пользователю.

• Создание политики семейства узлов и ее добавление к типу содержимого, списку или библиотеке   Можно создать политику семейства узлов в списке «Политики семейства узлов» для узла верхнего уровня в семействе. Созданную политику можно экспортировать, чтобы администраторы других семейств узлов могли импортировать ее в свои списки. Создание политики семейства узлов с возможностью экспорта позволяет стандартизировать политики управления сведениями на всех узлах предприятия.

  Когда политика семейства узлов добавляется к типу содержимого узла и экземпляр этого типа содержимого узла добавляется к списку или библиотеке, владелец списка или библиотеки не может вносить изменения в политику семейства узлов, установленную для списка или библиотеки. Добавление политики семейства узлов к типу содержимого узла — это надежный способ гарантировать внедрение политик семейства узлов на всех уровнях иерархии узла.

   Примечание.    Администраторы семейства узлов могут задать политику по умолчанию, которая будет применяться ко всем библиотекам документов и типам содержимого, основанным на документах, выбрав ее в списке «Политики семейства узлов». В таком случае библиотеки и типы содержимого будут использовать эту политику управления сведениями вплоть до выбора другой политики.

  Дополнительные сведения см. в разделе Создание политики управления сведениями для семейства узлов.

• Создание политики управления сведениями для типа содержимого узла в коллекции типов содержимого узла верхнего уровня и добавление этого типа содержимого к спискам или библиотекам   Политику управления сведениями можно также создать непосредственно для типа содержимого узла, а затем связать его экземпляр с несколькими списками или библиотеками. Если политика создана данным способом, ее могут использовать все элементы семейства узлов этого типа содержимого или типа содержимого, который наследует от него атрибуты. Если политика управления сведениями создается непосредственно для типа содержимого узла, ее повторное использование в других семействах узлов значительно усложняется, поскольку политики, созданные этим способом, не подлежат экспорту.

   Примечание.    Для контроля за тем, какие политики используются в семействе узлов, администраторы могут запретить устанавливать компоненты политики непосредственно для типа содержимого. Если введено данное ограничение, при создании типов содержимого пользователям для выбора будут доступны только политики в списке «Политики семейства узлов».

  Дополнительно о создании политики управления сведениями для типа содержимого узла читайте в разделе Изменение типа содержимого узла.

• Создание политики управления сведениями для списка или библиотеки   Если определенную политику управления сведениями требуется применить к очень ограниченному набору содержимого, можно создать политику для отдельного списка или библиотеки. Данный способ создания наименее гибкий, поскольку политика применяется только к одному местоположению и не может экспортироваться и использоваться в других местоположениях. Тем не менее, на некоторых предприятиях могут требоваться уникальные политики управления сведениями для ограниченного применения только в конкретных ситуациях.

   Примечания 

  • Политику управления сведениями для списка или библиотеки можно создать только в том случае, если они не поддерживают несколько типов содержимого. В противном случае потребуется определить политику управления сведениями для каждого типа содержимого списка, связанного с данным списком или библиотекой. Экземпляры типа содержимого узла, связанные с конкретным списком или библиотекой, называются типами содержимого списка.
  • Для контроля за тем, какие политики используются в семействе узлов, администраторы могут запретить устанавливать компоненты политики непосредственно для списка или библиотеки. Если введено данное ограничение, пользователи, управляющие списками и библиотеками, могут выбирать политики только из списка «Политики семейства узлов».

  Дополнительно о создании политики управления сведениями для списка или библиотеки читайте в разделе Настройка политик управления сведениями для списка, библиотеки или типа содержимого списка.