Назад Вперед Домашняя Печать Поиск
SharePoint Server 2007: справка и инструкции >  Управление содержимым >  Управление документами >  Типы содержимого
Изменение типа содержимого для списка или библиотеки
Изменение типа содержимого для списка или библиотеки

Любые изменения, которые вносятся в тип содержимого (Тип содержимого. Многократно используемая группа параметров для категории содержимого. Следует согласованно использовать типы содержимого для управления метаданными, шаблонами и действиями элементов и документов. Типы содержимого определяются на уровне узлов и используются в списках и библиотеках.) для списка или библиотеки, применяются только к экземпляру данного типа содержимого, добавленному к этому списку или библиотеке. Тип содержимого родительского узла, с помощью которого был создан данный тип содержимого, не обновляется.

Для изменения типов содержимого для списка или библиотеки, как минимум, необходимо наличие уровня разрешений на изменение макета.

Выберите действие

Добавление шаблона документа к типу содержимого

Шаблон документа можно связать только с типом содержимого документа (любым типом содержимого, созданного с помощью типа содержимого родительского узла документов). Если шаблон документа связан с определенным типом содержимого, при создании нового документа с данным типом содержимого все создаваемые документы будут основаны на одном и том же шаблоне.

Например, организация может использовать определенный шаблон документа для контрактов. Если связать этот шаблон документа с типом содержимого, используемого организацией для контрактов, любой новый контракт, созданный с помощью данного типа содержимого, будет основан на данном шаблоне документа.

  1. Если ваша библиотека еще не открыта, щелкните ее имя на панели быстрого запуска.

    Если имя вашей библиотеки не отображается, щелкните View All Site Content, а затем щелкните имя вашей библиотеки.

  2. В меню ПараметрыМеню «Параметры» выберите параметры для типа библиотеки, которую собираетесь открыть.

    Например, для библиотеки документов щелкните Параметры библиотеки документов.

  3. В области Типы содержимого выберите имя типа содержимого, который необходимо изменить.

     Примечание.    Если настройки библиотеки документов не позволяют использование нескольких типов содержимого, область Типы содержимого не отображается на странице Настройка библиотеки.

  4. В области Параметры выберите Дополнительные параметры.
  5. Чтобы предоставить URL-адрес для существующего шаблона документа, в области Шаблон документа выберите параметр Введите URL-адрес существующего шаблона документа и введите URL-адрес шаблона документа, который нужно использовать.

    При этом можно ввести абсолютный URL-адрес или URL-адрес относительно местоположения на сервере, узле или в папке ресурсов. Приведенная ниже таблица содержит примеры типов URL-адресов, которые можно использовать. Данные примеры подразумевают наличие папки ресурсов типов содержимого (папки, содержащей файлы для типов содержимого узла), расположенной по адресу http://contoso/_cts/тип_содержимого/ и шаблона документа имя_документа.doc.

     Примечание.    Папка ресурсов с именем _cts/тип_содержимого, где тип_содержимого — это имя типа содержимого узла (находится в корневом каталоге каждого узла).

    Тип URL-адреса

    Пример

    Абсолютный

    http://contoso/_cts/тип_содержимого/имя_документа.doc

    Относительно узла

    ~узел/имя_библиотеки/имя_документа.doc

    Относительно сервера

    _cts/тип_содержимого/имя_документа.doc

    Относительно папки ресурсов

    имя_документа.doc

  6. Чтобы загрузить необходимый шаблон документа, в области Шаблоны документов выберите команду Отправка нового шаблона документа, а затем нажмите кнопку Обзор. В диалоговом окне Выбор файла найдите и выберите требуемый файл, а затем нажмите кнопку Открыть.
  7. Нажмите кнопку OК.
 К началу страницы

Добавление столбца к типу содержимого

Чтобы указать свойства метаданных, которые необходимо собирать для элемента определенного типа содержимого, следует добавить столбцы к этому типу содержимого. Например, организации необходимо отслеживать определенный набор метаданных для всех закупок, включая номер счета, номер проекта и руководителя проекта. Если к типу содержимого закупки будут добавлены столбцы для номера счета, номера проекта и руководителя проекта, пользователям будет предложено предоставить эти метаданные для элементов данного типа содержимого.

При наличии списка или библиотеки, содержащей элементы нескольких типов содержимого, можно собирать уникальные метаданные для элементов каждого типа содержимого, добавив столбцы непосредственно к соответствующим типам содержимого вместо того, чтобы добавить их к целому списку или библиотеке.

  1. Если ваш список или библиотека еще не открыты, щелкните имя списка или библиотеки на панели быстрого запуска.

    Если имя вашего списка или вашей библиотеки не отображается, щелкните View All Site Content, а затем щелкните имя вашего списка или библиотеки.

  2. В меню ПараметрыМеню «Параметры» выберите команду Параметры списка или выберите параметры для типа библиотеки, которую собираетесь открыть.

    Например, для библиотеки документов щелкните Параметры библиотеки документов.

  3. В области Типы содержимого выберите имя типа содержимого, который необходимо изменить.

     Примечание.    Если настройки списка или библиотеки не позволяют использование нескольких типов содержимого, область Типы содержимого не отображается на странице Настройка списка или библиотеки.

  4. В области Столбцы выберите команду Добавить из существующих столбцов узла или списка.
  5. В области Выбор столбцов в группе Выбрать столбцы из нажмите кнопку со стрелкой, чтобы выбрать группу, из которой необходимо добавить столбец.
  6. В области Доступные столбцы выберите столбец, который требуется добавить, и нажмите кнопку Добавить, чтобы переместить столбец в список Столбцы для добавления.
  7. Для добавления дополнительных столбцов повторите действия 5 и 6.
 К началу страницы

Изменение порядка столбцов для типа содержимого

  1. Если ваш список или библиотека еще не открыты, щелкните имя списка или библиотеки на панели быстрого запуска.

    Если имя вашего списка или вашей библиотеки не отображается, щелкните View All Site Content, а затем щелкните имя вашего списка или библиотеки.

  2. В меню ПараметрыМеню «Параметры» выберите команду Параметры списка или выберите параметры для типа библиотеки, которую собираетесь открыть.

    Например, для библиотеки документов щелкните Параметры библиотеки документов.

  3. В области Типы содержимого выберите имя типа содержимого, который необходимо изменить.

     Примечание.    Если настройки библиотеки документов не позволяют использование нескольких типов содержимого, область Типы содержимого не отображается на странице Настройка библиотеки.

  4. В области Столбцы выберите Порядок столбцов.
  5. В области Порядок столбцов нажмите кнопку со стрелкой рядом со столбцом, расположение которого необходимо изменить, в столбце Порядковый номер и выберите требуемый порядковый номер.
 К началу страницы

Указание столбца как обязательного для типа содержимого

Если столбец указан как обязательный для типа содержимого, при создании новых элементов данного типа содержимого пользователям предлагается предоставить метаданные (значения столбца).

  1. Если ваш список или библиотека еще не открыты, щелкните имя списка или библиотеки на панели быстрого запуска.

    Если имя вашего списка или вашей библиотеки не отображается, щелкните View All Site Content, а затем щелкните имя вашего списка или библиотеки.

  2. В меню ПараметрыМеню «Параметры» выберите команду Параметры списка или выберите параметры для типа библиотеки, которую собираетесь открыть.

    Например, для библиотеки документов щелкните Параметры библиотеки документов.

  3. В области Типы содержимого выберите имя типа содержимого, который необходимо изменить.

     Примечание.    Если настройки библиотеки документов не позволяют использование нескольких типов содержимого, область Типы содержимого не отображается на странице Настройка библиотеки.

  4. В области Столбцы выберите имя столбца, который необходимо отметить как обязательный.
  5. В области Параметры столбца установите флажок Обязательный.
 К началу страницы

Добавление рабочего процесса к типу содержимого

Рабочие процессы (Делопроизводство. Автоматизированное перемещение документов или элементов через определенную последовательность действий или задач, связанных с бизнес-процессом. Делопроизводство может использоваться для согласованного управления обычными бизнес-процессами, например одобрением или рецензированием документов.) позволяют указать бизнес-процессы для элементов и документов на узле. Организации могут использовать рабочие процессы для автоматизации некоторых типичных бизнес-процессов (например, утверждения и проверки документов) и управления ими. Добавьте рабочий процесс к типу содержимого, чтобы все элементы данного типа содержимого контролировались согласованными и одинаковыми бизнес-процессами. Если рабочий процесс был добавлен к типу содержимого, этот рабочий процесс можно запускать для отдельных элементов данного типа содержимого.

 Примечание.    Добавление рабочего процесса к типу содержимого для списка или библиотеки возможно только в том случае, если рабочий процесс был развернут для узла или рабочей области. При отсутствии рабочего процесса обратитесь за помощью к администратору центра.

  1. Если ваш список или библиотека еще не открыты, щелкните имя списка или библиотеки на панели быстрого запуска.

    Если имя вашего списка или вашей библиотеки не отображается, щелкните View All Site Content, а затем щелкните имя вашего списка или библиотеки.

  2. В меню ПараметрыМеню «Параметры» выберите команду Параметры списка или выберите параметры для типа библиотеки, которую собираетесь открыть.

    Например, для библиотеки документов щелкните Параметры библиотеки документов.

  3. В области Типы содержимого выберите имя типа содержимого, к которому необходимо добавить рабочий процесс.

     Примечание.    Если настройки списка или библиотеки не позволяют использование нескольких типов содержимого, область Типы содержимого не отображается на странице Настройка списка или библиотеки.

  4. В группе Параметры щелкните Параметры рабочего процесса.
  5. На странице Изменение параметров рабочего процесса выберите Добавить рабочий процесс.
  6. На странице Добавление рабочего процесса в группе Рабочий процесс выберите необходимый шаблон рабочего процесса.
  7. В разделе Имя введите уникальное имя рабочего процесса.
  8. В разделе Список задач выберите список задач для использования с данным рабочим процессом.

     Примечания 

    • Можно использовать список задач по умолчанию или создать новый. При использовании списка задач по умолчанию участники рабочего процесса смогут легко найти и просмотреть свои задачи рабочего процесса, используя представление Мои задачи списка задач.
    • Если задачи данного рабочего процесса будут включать или выявлять уязвимые или конфиденциальные данные, которые необходимо хранить отдельно от общего списка задач, создайте новый список задач.
    • При наличии большого количества рабочих процессов в организации или большого количества задач в рабочих процессах создайте новый список задач. В этом случае рекомендуется создать списки задач для каждого рабочего процесса.

  9. В разделе Список журналов выберите список журналов для использования с данным рабочим процессом. В списке журналов отображаются все события, происходящие во время каждого запуска рабочего процесса.

     Примечание.    Можно использовать список Журнал по умолчанию или создать новый. При наличии большого количества рабочих процессов в организации рекомендуется создать отдельный список журналов для каждого рабочего процесса.

  10. В разделе Параметры начала определите как, когда или кем может запускаться рабочий процесс.

     Примечания 

    • Особые параметры могут быть не доступны, если они не поддерживаются выбранным шаблоном рабочего процесса.
    • Параметр Этот рабочий процесс запускается для утверждения публикации основной версии элемента доступен только в том случае, если включена поддержка основной и вспомогательной версий библиотеки, а выбранный шаблон рабочего процесса можно использовать для утверждения содержимого.

  11. Нажмите кнопку Далее.
  12. На странице Настройка рабочего процесса выберите необходимый дополнительный параметр и нажмите кнопку ОК.
 К началу страницы

Как сделать тип содержимого доступным только для чтения

Чтобы запретить другим пользователям вносить изменения в тип содержимого, добавленный к списку или библиотеке, тип содержимого списка можно сделать доступным только для чтения. Если тип содержимого списка доступен только для чтения, он не наследует изменения, которые вносятся в родительский тип содержимого узла.

  1. Откройте список или библиотеку, тип содержимого которых необходимо сделать доступным только для чтения, выбрав имя списка или библиотеки в области Списки или Документы в области быстрого запуска.
  2. В меню ПараметрыИзображение меню выполните одно из следующих действий:
    • При работе со списком выберите Параметры списка.
    • При работе с библиотекой выберите Параметры библиотеки документов.
  3. В области Типы содержимого выберите имя типа содержимого, который необходимо сделать доступным только для чтения.

     Примечание.    Если настройки списка или библиотеки не позволяют использование нескольких типов содержимого, область Типы содержимого не отображается на странице Настройка списка или библиотеки.

  4. В области Параметры выберите Дополнительные параметры.
  5. В области Только для чтения в поле Должен ли этот тип содержимого быть доступен только для чтения? выберите Да.
 К началу страницы

Настройка политики управления сведениями для типа содержимого

Пользователь может применить существующую политику семейства узлов к типу содержимого для списка или библиотеки. Вместо этого можно указать политику управления сведениями, которая будет применяться только к определенному типу содержимого списка.

Применение политики семейства узлов к списку, библиотеке или типу содержимого списка

Если политики управления сведениями уже были созданы для узла в виде политик семейства узлов, можно применить одну из этих политик семейства узлов к списку или библиотеке. Если список или библиотека поддерживает управление несколькими типами содержимого, пользователь не может указать политику управления сведениями, которая применялась бы ко всему списку или библиотеке. Вместо этого следует указать политику управления сведениями для каждого отдельного типа содержимого списка, связанного с этим списком или библиотекой (экземпляры типа содержимого узла, связанные с определенным списком или библиотекой, называются типами содержимого списка). Для изменения параметров политики управления сведениями для списка или библиотеки, как минимум, необходимо наличие уровня разрешений на изменение макета.

  1. Откройте список или библиотеку, для которых необходимо задать политику управления сведениями.
  2. В меню ПараметрыМеню «Параметры» выберите команду Параметры списка или выберите параметры для типа библиотеки, которую собираетесь открыть.

    Например, для библиотеки документов щелкните Параметры библиотеки документов.

  3. В группе Разрешения и управление выберите пункт Параметры политики управления сведениями.

     Примечание.    Если список или библиотека поддерживают управление несколькими типами содержимого, выберите тип содержимого, для которого необходимо задать политику управления сведениями, а затем нажмите кнопку ОК.

  4. В разделе Задание политики щелкните Использовать политику семейства узлов, а затем выберите из списка политику, которую необходимо применить.

     Примечание.    Если параметр Использовать политику семейства узлов недоступен, заданные политики семейства узлов отсутствуют для данного семейства узлов.

  5. Щелкните ОК.
 К началу страницы

Создание новой политики управления сведениями для типа содержимого

Можно указать политику управления сведениями, которая будет применяться только к определенному списку или библиотеке. Если политика управления сведениями создается этим способом, ее нельзя повторно использовать для других списков, библиотек или узлов. Если список или библиотека поддерживает управление несколькими типами содержимого, пользователь не может указать политику управления сведениями, которая применялась бы ко всему списку или библиотеке. Вместо этого следует указать политику управления сведениями для каждого отдельного типа содержимого списка, связанного с этим списком или библиотекой (экземпляры типа содержимого узла, связанные с определенным списком или библиотекой, называются типами содержимого списка). Для изменения параметров политики управления сведениями для списка или библиотеки, как минимум, необходимо наличие уровня разрешений на управление списками.

  1. Откройте список или библиотеку, для которых необходимо задать политику управления сведениями.
  2. В меню ПараметрыМеню «Параметры» выберите команду Параметры списка или выберите параметры для типа библиотеки, которую собираетесь открыть.

    Например, для библиотеки документов щелкните Параметры библиотеки документов.

  3. В группе Разрешения и управление выберите пункт Параметры политики управления сведениями.
  4. Выберите тип содержимого, для которого необходимо задать политику управления сведениями, и нажмите кнопку ОК.
  5. В разделе Задание политики выберите Определить политику.
  6. Щелкните ОК.
  7. На странице Изменение политики в группе Имя и административное описание введите краткое описание создаваемой политики.

     Примечание.    Можно указать имена только политик управления сведениями, определенных в списке «Политики семейства узла».

  8. В области Правила политики введите примечание, поясняющее пользователям назначение данной политики. Это примечание отображается при открытии документов или элементов, контролируемых этой политикой. В нем необходимо указать, какие параметры политики применяются к содержимому, а также как следует обращаться с содержимым. Данное примечание может содержать до 512 символов.
  9. В следующих разделах выберите особенности политики, которые необходимо добавить в политику управления сведениями.
  10. Чтобы включить метки для документов, контролируемых данной политикой, выберите параметр Включить метки и укажите параметры меток.
  11. Чтобы включить аудит для документов и элементов, контролируемых данной политикой, выберите параметр Включить аудит и укажите события, которые необходимо отслеживать.

    Функция аудита политики позволяет организациям создавать и анализировать аудиторские следы документов и элементов списков, например, списков заданий, групп обсуждений и календарей. Данная функция политики предоставляет журнал аудита, в котором записываются такие события как даты просмотра, изменения или удаления содержимого. Если функция аудита включена как часть политики управления сведениями, администраторы могут просматривать проверяемые данные в отчетах политики. Данные отчеты позволяют администраторам контролировать процесс использования информации внутри организации. Журналы отчетов по аудиту также помогают организациям проверять и документировать регулируемую совместимость и изучать потенциальные проблемы.

    В журнале аудита записывается следующая информация: имя события, дата и время возникновения события, системное имя пользователя, выполняющего операцию.

  12. Чтобы указать период хранения для документов и элементов, контролируемых данной политикой, выберите Включить срок действия и укажите период хранения и действия, которые будут выполнены по истечении этого периода.
  13. Для обязательной вставки штрихкодов в документ или элемент, контролируемый данной политикой, выберите параметр Включить штрихкоды и при необходимости установите флажок Запрашивать вставку штрихкода перед сохранением или печатью .
  14. Выбрав параметры отдельных компонентов политики, которые необходимо добавить к данной политике управления сведениями, нажмите кнопку ОК, чтобы применить эти компоненты политики.
 К началу страницы

Изменение настроек области сведений о документе для типа содержимого

Область сведений о документе (отображаемая в приложениях Выпуск 2007 системы Microsoft Office Word, Excel и PowerPoint) позволяет пользователям просматривать и изменять свойства типов содержимого для документа, сохраненного на сервере управления документами, непосредственно из приложения Office, в котором редактируется документ. Например, если тип содержимого документа для определенной библиотеки имеет столбец «Состояние», пользователи могут просмотреть значение свойства «Состояние» в области сведений о документе в Word при редактировании документа. С помощью области сведений о документе также можно изменить значение свойства «Состояние» с «Черновик» на «Окончательный». При сохранении документа на сервере это свойство автоматически обновляется в столбце «Состояние» для библиотеки.

Область сведений о документе представляет собой форму Microsoft Office InfoPath, размещенную и отображаемую в приложениях Выпуск 2007 Office. В области сведений о документе отображаются активные редактируемые свойства документа. При настройке типа содержимого можно сгенерировать настраиваемую область сведений о документе для данного типа содержимого на основе свойств этого типа содержимого. После развертывания настроенная область сведений о документе будет связана с документом, и пользователи смогут использовать ее в приложениях Выпуск 2007 Office для просмотра и изменения свойств документа.

  1. Если ваша библиотека еще не открыта, щелкните ее имя на панели быстрого запуска.

    Если имя вашей библиотеки не отображается, щелкните View All Site Content, а затем щелкните имя вашей библиотеки.

  2. В меню ПараметрыМеню «Параметры» выберите параметры для типа библиотеки, которую собираетесь открыть.

    Например, для библиотеки документов щелкните Параметры библиотеки документов.

  3. В области Типы содержимого выберите имя типа содержимого, который необходимо изменить.

     Примечание.    Если настройки списка или библиотеки не позволяют использование нескольких типов содержимого, область Типы содержимого не отображается на странице Настройка списка или библиотеки.

  4. В области Параметры выберите Параметры области сведений о документе.
  5. В области Шаблон области сведений о документе выполните одно из следующих действий:
    • Для использования шаблона по умолчанию, отображающего свойства (столбцы), заданные для типа содержимого, выберите параметр Использовать шаблон по умолчанию для Microsoft Office.
    • Для использования существующего настраиваемого шаблона выберите параметр Использовать существующий настраиваемый шаблон (URL, UNC или URN) и введите путь к необходимому шаблону.
    • Для загрузки существующего настраиваемого шаблона (XSN) выберите параметр Отправить существующий настраиваемый шаблон (XSN) для использования, нажмите кнопку Обзор и найдите шаблон, который нужно использовать.

       Примечание.    Чтобы загрузить шаблон данным способом, перед публикацией и загрузкой шаблона необходимо удалить URL-адрес публикации из шаблона в InfoPath.

    • Для создания новой настраиваемой области в InfoPath выберите параметр Создать новый настраиваемый шаблон.

       Примечание.    При выборе этого параметра открывается InfoPath, в котором отображается шаблон по умолчанию, который можно изменить, чтобы создать настраиваемую область.

  6. В области Показывать всегда укажите, следует ли автоматически отображать область сведений о документе при первом открытии или сохранении документов с данным типом содержимого в приложении Выпуск 2007 Office.
  7. Щелкните ОК.
 К началу страницы