Показать все

Скрыть все

В целях обеспечения соответствия корпоративным бизнес-процессам, правовым нормам или правительственным постановлениям относительно управления информацией, предприятия могут определять и использовать на узлах Microsoft Office SharePoint Server 2007 политики управления сведениями, при помощи которых администраторы узлов или руководители списков контролируют способы управления содержимым.

Применение политики семейства узлов к списку, библиотеке или типу содержимого списка

Создание новой политики управления сведениями для списка, библиотеки или типа содержимого списка

Применение политики семейства узлов к списку, библиотеке или типу содержимого списка

Если политики управления сведениями для узла уже созданы как политики семейства узлов, можно применить одну из них к списку или библиотеке. Если список или библиотека поддерживают управление несколькими типами содержимого, политика, применимая ко всему списку или библиотеке, не может быть создана. Вместо этого, необходимо определить политику управления сведениями для каждого типа содержимого списка, связанного с этим списком или библиотекой. (Экземпляры типа содержимого узла, связанные с определенным списком или библиотекой, называются типами содержимого списка.) Необходимо иметь разрешение на управление списками, чтобы изменять параметры политики управления сведениями для списка или библиотеки.

1. Откройте список или библиотеку, для которых необходимо задать политику управления сведениями.
2. В меню Параметры выберите команду Параметры списка или выберите параметры для типа библиотеки, которую собираетесь открыть.

   Например, для библиотеки документов щелкните Параметры библиотеки документов.

3. В группе Разрешения и управление выберите пункт Параметры политики управления сведениями.

    Примечание.    Если список или библиотека поддерживают управление несколькими типами содержимого, выберите тип содержимого, для которого необходимо задать политику управления сведениями, а затем нажмите кнопку ОК.

4. В разделе Задание политики щелкните Использовать политику семейства узлов, а затем выберите из списка политику, которую необходимо применить.

    Примечание.    Если параметр Использовать политику семейства узлов недоступен, для семейства узлов не определено ни одной политики.

5. Щелкните ОК.

Создание новой политики управления сведениями для списка, библиотеки или типа содержимого

Можно определить политику управления сведениями, применимую только к определенному списку или библиотеке. При создании политики управления сведениями подобным образом, невозможно повторно использовать ее для других списков, библиотек или узлов. Если список или библиотека поддерживают управление несколькими типами содержимого, невозможно определить политику управления сведениями, применимую ко всему списку или библиотеке. Вместо этого, необходимо определить ее для каждого типа содержимого списка, связанного с этим списком или библиотекой. (Экземпляры типа содержимого узла, связанные с определенным списком или библиотекой, называются типами содержимого списка.) Необходимо иметь как минимум разрешение на управление списками, чтобы изменять параметры политики для списка или библиотеки.

1. Откройте список или библиотеку, для которых необходимо задать политику управления сведениями.
2. В меню Параметры выберите команду Параметры списка или выберите параметры для типа библиотеки, которую собираетесь открыть.

   Например, для библиотеки документов щелкните Параметры библиотеки документов.

3. В группе Разрешения и управление выберите пункт Параметры политики управления сведениями.

    Примечание.    Если список или библиотека поддерживают управление несколькими типами содержимого, выберите тип содержимого, для которого необходимо задать политику управления сведениями, а затем нажмите кнопку ОК.

4. В разделе Задание политики выберите пункт Определить политику.
5. Щелкните ОК.
6. На странице «Изменение политики» в разделе Имя и административное описание введите краткое описание создаваемой политики.

    Примечание.    Можно указать имена только политик управления сведениями, определенных в списке «Политики семейства узла».

7. В разделе Правила политики введите примечание, поясняющее пользователям назначение политики. Данное примечание отображается при открытии документов или элементов, находящихся под действием политики. В нем необходимо указать, какие параметры политики применяются к содержимому, а также как следует обращаться с содержимым. Это примечание может включать до 512 символов.
8. В следующих разделах выберите особенности политики, которые необходимо добавить в политику управления сведениями.
9. Чтобы в документы, регулируемые данной политикой, вставлялись метки, щелкните Включить метки, а затем укажите для меток необходимые параметры.

   Инструкции

   1. Чтобы пользователи добавляли метки в документ, установите флажок Запрашивать вставку метки перед сохранением или печатью.

      Чтобы метки использовались по желанию, не устанавливайте флажок.

   2. Чтобы заблокировать содержимое метки и не допускать его изменения после вставки метки, установите флажок Запретить изменение меток после их добавления.

       Примечание.    Чтобы метки обновлялись при обновлении свойств документа или элемента, не устанавливайте флажок.

   3. В поле Формат метки введите текст метки, который должен отображаться. Метки могут содержать до 10 ссылок на столбцы, каждая из которых может иметь до 255 символов. Для создания формата метки выполните следующие действия.
      • Введите имена столбцов метки в том порядке, в котором они должны будут в ней отображаться. Заключите имена столбцов в фигурные скобки, как показано в примере на странице «Изменение политики» ({}).
      • Введите слова для идентификации столбцов за скобками, как показано в примере на странице «Изменение политики».
      • Для добавления разрыв строки, введите \n в том месте, где должны отображаться разрывы строк.
   4. В разделе Вид выберите необходимый размер шрифта и стиль, а также укажите месторасположение метки в документе — слева, по центру или справа. Выберите шрифт и стиль из набора имеющихся на компьютере пользователя. Размер шрифта влияет на количество текста, отображаемого в метке.
   5. В разделе Размер метки введите высоту и ширину метки. Высота и ширина метки могут варьироваться от 0,25 до 20 дюймов. Текст метки всегда центрирован по вертикали в пределах ее изображения.
   6. Нажмите кнопку Обновить, чтобы просмотреть содержимое метки.
10. Чтобы включить аудит для документов и элементов, регулируемых данной политикой, щелкните Включить аудит, а затем укажите события для проверки.

    Функция аудита политики позволяет компаниям создавать и анализировать аудиторские следы документов и элементов списков, например списки заданий, группы обсуждений и календари. Данная функция предоставляет журнал аудита, в котором записываются такие события, как даты просмотра, изменения или удаления содержимого. Если функция аудита включена в политику управления сведениями, администраторы могут просматривать данные аудита в отчетах использования политики в виде суммарных таблиц Microsoft Office Excel. Администраторы могут использовать данные отчеты для просмотра процесса использования информации внутри организации. Эти отчеты также помогают организациям проверять и документировать регулируемую совместимость и изучать потенциальные проблемы.

    В журнале аудита записывается следующая информация: название события, его дата и время, системное имя пользователя, выполнившего действия.

11. Чтобы ввести период хранения документов и элементов, регулируемых данной политикой, щелкните Включить срок действия, а затем укажите период хранения и действия после истечения срока хранения.

    Инструкции

    1. Выберите параметры срока хранения, чтобы указать дату истечения срока действия документов или элементов. Выполните одно из следующих действий:
       • Чтобы указать дату истечения срока действия, определяемую параметрами, щелкните Период времени, определяемый свойствами элемента, а затем выберите действие, которое должно произойти с документом или элементом после истечения срока хранения (например, Создан или Изменен), и интервал времени после его выполнения (например, количество дней, месяцев или лет).
       • Чтобы использовать рабочий процесс или специальную формулу хранения для указания прекращения действия, выберите команду Задать программным способом.
    2. В поле По истечении срока действия элемента укажите действия, которые необходимо выполнить с документом после завершения срока действия. Выполните одно из следующих действий:
       • Чтобы выбрать определенное действие (например, удаление), выберите пунктВыполнить эту операцию, а затем выберите нужное действие из списка.
       • Чтобы запустить рабочий процесс для документа или элемента, выберите Запустить этот рабочий процесс, а затем укажите его имя.

          Примечание.    Данная функция доступна только при указании политики для списка, библиотеки или типа содержимого, которые уже имеют связанный с ними рабочий процесс.

12. Чтобы документы или элементы, регулируемые данной политикой, имели штрихкоды, выберите Включить штрихкоды, а затем установите флажок Запрашивать вставку штрихкода перед сохранением или печатью, чтобы пользователи вставляли штрихкоды.
13. Настроив параметры отдельных компонентов политики, которые нужно добавить в данную политику управления сведениями, нажмите кнопку ОК для применения этих компонентов.