Рабочий процесс утверждения ликвидации разработан для удовлетворения потребностей организации по управлению записями. Этот рабочий процесс управляет хранением и истечением срока действия документа, позволяя участникам выбирать, должны ли сохраняться или удаляться документы или элементы с истекшим сроком действия.

Функционирование рабочего процесса утверждения ликвидации

Добавление или изменение рабочего процесса утверждения ликвидации к списку, библиотеке или типу содержимого

Настройка политики прекращения действия для использования рабочего процесса утверждения ликвидации

Запуск рабочего процесса утверждения ликвидации

Выполнение задачи рабочего процесса утверждения ликвидации

Функционирование рабочего процесса утверждения ликвидации

Рабочий процесс утверждения ликвидации поддерживает процессы управления записями и документами, предоставляя организациям способ управления и отслеживания процессов, с помощью которого выполняется оценка и удаление содержимого с истекшим сроком действия или устаревшего содержимого. Пользователи могут вручную запускать рабочий процесс утверждения ликвидации для отдельных документов или элементов. Для большей последовательности управления содержимым с истекшим сроком действия организации могут настроить рабочий процесс утверждения ликвидации на взаимодействие с политикой прекращения действия, входящей в состав политики управления сведениями таким образом, чтобы рабочий процесс запускался автоматически по истечении действия документа или элемента на веб-узле. Рабочий процесс утверждения ликвидации может использоваться для любого списка, библиотеки или типа содержимого как на узле Microsoft Office SharePoint Server 2007, так и специально использоваться на веб-узле центра записей для удовлетворения потребностей в управлении записями и поддержки политики хранения документов организации.

При запуске рабочего процесса утверждения ликвидации создаются задачи этого процесса для определенных документов или элементов, хранящихся в списке задач рабочего процесса. Эти задачи не назначаются определенным пользователям, а заносятся в списки данного рабочего процесса. Пользователи, имеющие доступ к списку задач (например, ответственные за ведение записей), могут просмотреть этот список и выполнить задачи, утверждая или отклоняя элементы для удаления. Поскольку рабочий процесс утверждения ликвидации может создавать большое количество задач по утверждению, особенно если он настроен на автоматический запуск по истечении срока действия элемента, существует возможность выполнять целые пакеты задач. Ответственные за ведение записей и другие уполномоченные пользователи могут обрабатывать большое количество элементов, которые необходимо удалить, выполнив лишь одно действие.

Добавление или изменение рабочего процесса утверждения ликвидации к списку, библиотеке или типу содержимого

Прежде чем использовать рабочий процесс, его необходимо добавить к списку, библиотеке или типу содержимого, чтобы он был доступен для документов или элементов в определенном месте. Чтобы добавить рабочий процесс к списку, библиотеке или типу содержимого, необходимо иметь разрешение на управление списками. В большинстве случаев эти задания выполняют администраторы веб-узла или пользователи, управляющие определенными списками или библиотеками. Доступность рабочего процесса на веб-узле зависит от того, куда он был добавлен.

• Если рабочий процесс добавлен непосредственно к списку или библиотеке, он будет доступен только для элементов этого списка или библиотеки.
• Если рабочий процесс добавлен к типу содержимого списка (экземпляр типа содержимого веб-узла, добавленный в определенный список или библиотеку), он будет доступен только для элементов этого типа содержимого в определенном списке или библиотеке, с которыми связан данный тип содержимого.
• Если рабочий процесс добавлен к типу содержимого веб-узла, он будет доступен для любых элементов данного типа содержимого в каждом списке или библиотеке, к которым был добавлен экземпляр этого типа содержимого веб-узла. Если необходимо сделать рабочий процесс доступным во всех списках или библиотеках коллекции веб-узлов для элементов определенного типа содержимого, необходимо добавить этот рабочий процесс непосредственно к типу содержимого веб-узла.

Добавление или изменение рабочего процесса утверждения ликвидации

Чтобы добавить рабочий процесс утверждения ликвидации к списку, библиотеке или типу содержимого или чтобы изменить рабочий процесс утверждения ликвидации, связанный со списком, библиотекой или типом одержимого, выполните аналогичные действия.

1. Чтобы перейти на страницу «Добавление рабочего процесса» для списка, библиотеки или типа содержимого, к которым необходимо добавить рабочий процесс, выполните одно из следующих действий.

   Для списка или библиотеки	Откройте список или библиотеку, к которым необходимо добавить рабочий процесс. В меню Параметры выберите команду Параметры списка или выберите параметры для типа библиотеки, которую собираетесь открыть. Например, для библиотеки документов щелкните Параметры библиотеки документов. В группе Разрешения и управление щелкните Параметры рабочих процессов.
   Для типа содержимого списка	Откройте список или библиотеку, содержащие экземпляр типа содержимого списка, к которому необходимо добавить рабочий процесс. В меню Параметры выберите команду Параметры списка или выберите параметры для типа библиотеки, которую собираетесь открыть. Например, для библиотеки документов щелкните Параметры библиотеки документов. В разделе Типы содержимого выберите название типа содержимого, к которому необходимо добавить рабочий процесс.  Примечание.    Если список или библиотека не настроены для нескольких типов содержимого, для данного списка или библиотеки, раздел Типы содержимого на странице настройки отображаться не будет. В группе Параметры щелкните Параметры рабочего процесса.
   Для типа содержимого веб-узла	На домашней странице семейства веб-узлов перейдите в меню Действия узла, выберите пункт Параметры узла, а затем выберите команду Изменение параметров узла. В группе Коллекции щелкните Типы содержимого узла. Выберите имя типа содержимого узла, к которому необходимо добавить рабочий процесс, а затем щелкните Параметры рабочих процессов.

    Примечание.    Если рабочие процессы уже добавлены к данному списку, библиотеке или типу содержимого, после выполнения этого действия откроется страница «Изменение параметров рабочего процесса». Щелкните Добавить рабочий процесс, чтобы перейти на страницу добавления рабочего процесса. Если к данному списку, библиотеке или типу содержимого не были добавлены рабочие процессы, после выполнения этого действия откроется страница добавления рабочего процесса.

2. На странице добавления рабочего процесса в разделе Рабочий процесс выберите шаблон Утверждение ликвидации.
3. В поле Имя введите уникальное название рабочего процесса.
4. В разделе Список задач укажите список задач, который будет использоваться с данным рабочим процессом.

    Примечания 

   • Используйте список задач по умолчанию или создайте новый. При использовании списка задач по умолчанию участники рабочего процесса смогут найти и просмотреть свои задачи с помощью представления Мои задачи в списке задач.
   • Создавайте новый список задач, если задачи данного рабочего процесса включают конфиденциальные или секретные данные, которые необходимо хранить отдельно от основного списка.
   • При создании списка задач для рабочего процесса утверждения ликвидации рекомендуется ограничить разрешения для этих задач и предоставить их только тем сотрудникам организации, которые уполномочены утверждать элементы для ликвидации (например, ответственным за ведение записей).
   • Создавайте новый список задач, если в организации используется большое количество рабочих процессов или же рабочие процессы включают много задач. В таких случаях можно создавать списки задач для каждого рабочего процесса.

5. В разделе Список журналов выберите список, который будет использоваться с этим рабочим процессом. В списке журналов отображаются все события, происходящие при выполнении определенного экземпляра рабочего процесса.

    Примечание.    Используйте список журналов по умолчанию или создайте новый. Если в организации используется большое количество рабочих процессов, создайте отдельный список журналов для каждого рабочего процесса.

6. В разделе Параметры начала определите как, когда или кем может запускаться рабочий процесс.

    Примечания 

   • Некоторые параметры могут быть недоступны, если они не поддерживаются выбранным шаблоном рабочего процесса.
   • Параметр Этот рабочий процесс запускается для утверждения публикации основной версии элемента доступен только в том случае, если активирована поддержка вспомогательных и основных версий для библиотеки, а также если выбранный шаблон рабочего процесса может использоваться для утверждения содержимого.

7. При добавлении данного рабочего процесса к типу содержимого узла укажите, нужно ли добавить рабочий процесс ко всем типам содержимого, в которые наследуется данный тип содержимого, в разделе Обновление типов списков и типов содержимого узлов.

    Примечание.    Раздел Обновление типов списков и типов содержимого узлов отображается на странице добавления рабочего процесса только для типов содержимого узла.

8. Щелкните ОК.

Настройка политики прекращения действия для использования рабочего процесса утверждения ликвидации

Если рабочий процесс утверждения ликвидации должен запускаться автоматически по истечении срока действия документов или элементов, для соответствующего списка, библиотеки или типа содержимого необходимо настроить политику прекращения действия в политике управления сведениями.

1. Если данная процедура еще не выполнена, добавьте рабочий процесс утверждения ликвидации к списку, библиотеке или типу содержимого, для которых выполняется настройка политики прекращения действия.
2. Чтобы перейти на страницу параметров политики управления сведениями для списка, библиотеки или типа содержимого, выполните одно из следующих действий.

   Для списка или библиотеки	Откройте список или библиотеку, для которых необходимо настроить политику прекращения действия. В меню Параметры выберите команду Параметры списка или выберите параметры для типа библиотеки, которую собираетесь открыть. Например, для библиотеки документов щелкните Параметры библиотеки документов. В группе Разрешения и управление выберите пункт Параметры политики управления сведениями.
   Для типа содержимого списка	Откройте список или библиотеку, содержащие экземпляр типа содержимого списка, для которых необходимо настроить политику прекращения действия. В меню Параметры выберите команду Параметры списка или выберите параметры для типа библиотеки, которую собираетесь открыть. Например, для библиотеки документов щелкните Параметры библиотеки документов. В группе Типы содержимого выберите название типа содержимого, к которому необходимо добавить рабочий процесс.  Примечание.    Если список или библиотека не настроены для нескольких типов содержимого, для данного списка или библиотеки, раздел Типы содержимого на странице настройки отображаться не будет. В разделе Параметры выберите пункт Параметры политики управления сведениями.
   Для типа содержимого веб-узла	На домашней странице семейства веб-узлов перейдите в меню Действия узла, выберите пункт Параметры узла, а затем выберите команду Изменение параметров узла. В группе Коллекции щелкните Типы содержимого узла. Выберите название типа содержимого узла, для которого необходимо настроить политику прекращения действия, а затем выберите пункт Параметры политики управления сведениями.

    Примечание.    Если необходимо настроить политику прекращения действия для списка или библиотеки (при условии, что данный список или библиотека поддерживают управление несколькими типами содержимого), выберите тип содержимого, для которого необходимо указать политику управления сведениями и нажмите кнопку ОК.

3. В разделе Задание политики выберите пункт Определить политику.
4. Щелкните ОК.
5. На странице изменения политики в разделе Имя и административное описание введите краткое описание создаваемой политики.

    Примечание.    Можно указать имена только политик управления сведениями, определенных в списке «Политики семейства узлов».

6. В разделе Правила политики введите примечание, поясняющее пользователям назначение политики. Данное примечание отображается при открытии документов или элементов, находящихся под действием политики. В нем необходимо указать, какие параметры политики применяются к содержимому, а также как следует обращаться с содержимым. Это примечание может включать до 512 символов.
7. Чтобы указать срок хранения документов и элементов, находящихся под действием политики, щелкните Включить срок действия, а затем укажите срок хранения элементов и действия, которые необходимо применить по истечении этого срока.
8. Выберите параметр срока хранения, чтобы указать срок действия документов или элементов. Выполните одно из следующих действий:
   • Чтобы установить дату истечения срока действия, щелкните Период времени, определяемый свойствами элемента, выберите действие, выполняемое с документом или элементом (например, Создан или Изменен), а затем укажите промежуток времени, по истечении которого срок действия элемента заканчивается (например, количество дней, месяцев или лет).
   • Чтобы использовать рабочий процесс или специальную формулу хранения для указания прекращения действия, выберите команду Задать программным способом.
9. В поле По истечении срока действия элемента укажите действия, которые необходимо выполнить с документом после завершения срока действия. Чтобы запустить рабочий процесс утверждения ликвидации для документа или элемента, щелкните Запустить этот рабочий процесс, а затем выберите имя рабочего процесса утверждения ликвидации.
10. Щелкните ОК.

Запуск рабочего процесса утверждения ликвидации

В большинстве случаев рабочий процесс утверждения ликвидации настроен на автоматический запуск по истечении срока действия элемента. Если выполнена настройка запуска рабочего процесса утверждения ликвидации вручную, запуск можно выполнить непосредственно из библиотеки или списка, где он сохранен. Чтобы запустить рабочий процесс, необходимо иметь по крайней мере разрешение на изменение элементов. Для запуска некоторых рабочих процессов может также понадобиться наличие разрешений на управление списками.

1. Если ваш список или библиотека еще не открыты, щелкните имя списка или библиотеки на панели быстрого запуска.

   Если имя вашего списка или вашей библиотеки не отображается, щелкните View All Site Content, а затем щелкните имя вашего списка или библиотеки.

2. Выделите имя документа или элемента, для которого должен быть запущен рабочий процесс, щелкните появившуюся стрелку, а затем выберите пункт Рабочие процессы.
3. В разделе Запуск нового рабочего процесса выберите имя рабочего процесса утверждения ликвидации, который необходимо запустить.

   После этого запускается рабочий процесс утверждения ликвидации, и для него создается задача утверждения ликвидации.

Выполнение задачи рабочего процесса утверждения ликвидации

Рабочий процесс утверждения ликвидации предназначен для создания задач утверждения ликвидации для документов или элементов. Эти задачи не назначаются определенным пользователям, а записываются в списке задач рабочего процесса. Пользователи, имеющие доступ к этому списку задач (например, ответственные за ведение записей), могут просматривать список задач и выполнять их, утверждая или отклоняя элементы для удаления.

Задачи рабочего процесса утверждения ликвидации могут выполняться по отдельности или пакетами. Поскольку рабочие процессы утверждения ликвидации будут создавать большое количество задач, выполнение пакетов задач может быть полезным.

Выполнение отдельной задачи рабочего процесса утверждения ликвидации

1. Перейдите к списку задач веб-узла, чтобы найти задачи утверждения ликвидации, которые необходимо выполнить.

    Примечание.    Если рабочий процесс не использует список задач по умолчанию, задача рабочего процесса может не отображаться в списке. Чтобы ее найти, перейдите к списку или библиотеке, где сохранен элемент рабочего процесса. Выделите нужный элемент, щелкните появившуюся стрелку и выберите пункт Рабочие процессы. На странице состояния рабочего процесса в разделе Задачи щелкните ссылку на список задач рабочего процесса.

2. Выделите имя задачи, которую необходимо выполнить, щелкните появившуюся стрелку, а затем выберите команду Изменить элемент.
3. Чтобы посмотреть элемент, представленный для ликвидации, щелкните ссылку рядом с текстом Вам назначена задача утверждения ликвидации элемента.
4. В разделе Ликвидация выполните одно из следующих действий.
   • Чтобы удалить элемент, выберите команду Удаление элемента, а затем укажите, нужно ли создать копию метаданных элемента в журнале аудита.
   • Чтобы сохранить элемент, выберите команду Не удалять этот элемент.
5. В поле для примечаний введите любые комментарии о предпринимаемом действии.
6. Щелкните ОК.

Выполнение нескольких задач рабочего процесса утверждения ликвидации одновременно

1. Откройте список задач рабочего процесса утверждения ликвидации, для которого необходимо выполнить несколько задач одновременно.

    Примечание.    Если рабочий процесс не использует список задач по умолчанию, задача рабочего процесса может не отображаться в списке. Чтобы ее найти, перейдите к списку или библиотеке, где сохранен элемент рабочего процесса. Выделите нужный элемент, щелкните появившуюся стрелку и выберите пункт Рабочие процессы. На странице состояния рабочего процесса в разделе Задачи щелкните ссылку на список задач рабочего процесса.

2. В списке задач рабочего процесса в меню Действия выберите команду Обработать все задачи.
3. В разделе Выбор пакета задач выберите тип задачи, который необходимо добавить в пакет.
4. При применении фильтров для отображения набора задач утверждения ликвидации в списке задач убедитесь, что в разделе Сведения о задаче фильтр применен для нужных задач.
5. Щелкните ОК.
6. В группе Ликвидация выберите один из следующих вариантов.
   • Чтобы утвердить ликвидацию элементов, выберите команду Удалить эти элементы. Если необходимо сохранить копии метаданных этих элементов, установите флажок Сохранить копии метаданных элементов в журнале аудита.
   • Чтобы отклонить ликвидацию этих элементов, выберите команду Не удалять эти элементы.
7. В поле Примечания введите любые комментарии о предпринятом действии.
8. Щелкните ОК.
9. В разделе Результаты просмотрите результаты обработки пакета задач и нажмите кнопку ОК.