Показать все

Скрыть все

Рабочий процесс сбора подписей передает документ Microsoft Office, сохраненный в списке или библиотеке, группе людей для сбора их цифровых подписей. Этот процесс работает только с документами Microsoft Office Word 2007 или Microsoft Office Excel 2007, содержащими одну или несколько строк подписей Microsoft Office. По умолчанию рабочий процесс сбора подписей связан с документами, и поэтому доступ к нему можно автоматически получить из библиотек документов или книг, содержащих строки подписей Microsoft Office.

Как функционирует рабочий процесс сбора подписей?

Добавление или изменение рабочего процесса сбора подписей в библиотеку или тип содержимого

Запуск рабочего процесса сбора подписей в документе или книге

Выполнение задачи рабочего процесса сбора подписей

Как функционирует рабочий процесс сбора подписей?

Рабочий процесс сбора подписей поддерживает бизнес-процесс, включающий отправку документа группе людей для сбора подписей. Он делает процесс добавления цифровых подписей эффективнее, управляя и отслеживая все задачи, вовлеченные в данный процесс, и обеспечивая запись подписи после ее добавления.

Рабочий процесс сбора подписей отличается от других стандартных рабочих процессов в составе Microsoft Office SharePoint Server 2007, где пользователи должны запускать их из клиентской программы Выпуск 2007 системы Microsoft Office, в которой осуществляется подпись. Участники должны также выполнять задачи предоставления подписи для рабочего процесса сбора подписей в клиентской программе.

Использование процесса сбора подписей предполагает предварительное сохранение документа или книги в библиотеке SharePoint, в которой доступен нужный рабочий процесс. Для его запуска откройте документ Office Word 2007 или книгу Office Excel 2007, в которых нужно собрать подписи. Если в документе или книге еще нет необходимых строк подписей Microsoft Office, их следует вставить, иначе рабочий процесс сбора подписей нельзя использовать. Для запуска рабочего процесса из клиентской программы нажмите кнопку Microsoft Office, щелкните Запуск рабочих процессов и выберите нужный рабочий процесс. Заполните форму запуска процесса, указав имена людей, которые должны подписать документ. В форме автоматически отображаются имена предполагаемых подписывающих, указанных в документе или книге. Задачи по сбору подписей можно назначить в порядке их появления или всем подписывающим сразу.

После запуска рабочего процесса сервер назначает задачу по сбору подписей всем участникам. Если на сервере разрешены электронные уведомления, то все участники рабочего процесса получают уведомления о назначенных им задачах. Чтобы открыть документ или книгу для подписи и выполнить порученные им задачи, участники могут нажать кнопку Изменить эту задачу в электронном уведомлении.

В ходе рабочего процесса сбора подписей его владелец или участники могут перейти на страницу состояния рабочего процесса и узнать, кто уже закончил свои задачи. Когда задачи будут выполнены всеми участниками, рабочий процесс завершается, а его владелец получает соответствующее электронное сообщение. В этом сообщении указаны имена всех подписавших документ, наряду с именами тех, кто был первоначально определен как предполагаемые подписывающие.

Добавление или изменение рабочего процесса сбора подписей в библиотеку или тип содержимого

Прежде чем использовать рабочий процесс сбора подписей, его необходимо добавить в библиотеку или тип содержимого для предоставления доступа к нему документам или элементам в определенном местоположении. Рабочий процесс сбора подписей первоначально предназначен для использования в библиотеках и может запускаться только в документах, открываемых в Office Word 2007 или Office Excel 2007. Для добавления рабочего процесса в библиотеку и тип содержимого требуется разрешение на управление списками. В большинстве случаев данную задачу выполняют администраторы узлов или лица, которые управляют специальными списками или библиотеками.

Доступность рабочего процесса в пределах узла зависит от места, в которое он был добавлен.

• Если рабочий процесс добавлен непосредственно в библиотеку, он доступен только для документов этой библиотеки.
• Если рабочий процесс добавлен к типу содержимого списка (экземпляр типа содержимого узла, добавленный в определенную библиотеку), он доступен только для элементов данного типа содержимого в библиотеке, с которой он связан.
• При добавлении рабочего процесса к типу содержимого узла он будет доступен любому элементу этого типа содержимого в любом списке и библиотеке, в которые добавлен его экземпляр. Чтобы рабочий процесс был широко доступен в библиотеках семейства узлов для элементов определенного типа содержимого, добавьте его непосредственно к типу содержимого узла — это наиболее эффективный путь достижения нужного результата.

Добавление или изменение рабочего процесса сбора подписей в библиотеку или тип содержимого

Для добавления рабочего процесса сбора подписей в библиотеку или тип содержимого и изменения рабочего процесса, уже связанного с библиотекой или типом содержимого, выполняются одни и те же шаги.

1. Чтобы перейти на страницу добавления или изменения рабочего процесса для библиотеки или типа содержимого, в которые нужно добавить рабочий процесс, выполните одно из следующий действий:
   • Для библиотеки:
     1. Откройте библиотеку, в которую нужно добавить или для которой нужно изменить рабочий процесс.
     2. В меню Параметры выберите параметры для типа библиотеки, которую собираетесь открыть.

        Например, для библиотеки документов щелкните Параметры библиотеки документов.

     3. В группе Разрешения и управление щелкните Настройки рабочего процесса.
   • Для типа содержимого списка:
     1. Откройте библиотеку, содержащую экземпляр типа содержимого списка, в который нужно добавить или для которого нужно изменить рабочий процесс.
     2. В меню Параметры выберите параметры для типа библиотеки, которую собираетесь открыть.

        Например, для библиотеки документов щелкните Параметры библиотеки документов.

     3. В группе Типы содержимого выберите название типа содержимого.

         Примечание.    Если настройки библиотеки не позволяют использование нескольких типов содержимого, область Типы содержимого не отображается на странице настройки библиотеки.

     4. В группе Параметры щелкните Параметры рабочего процесса.
   • Для типа содержимого узла:
     1. На домашней странице семейства узлов в меню Действия узла выделите пунктПараметры узла, а затем щелкните Изменение параметров узла.
     2. В группе Коллекции щелкните Типы содержимого узла.
     3. Выберите название типа содержимого узла, для которого необходимо добавить или удалить рабочий процесс, а затем щелкните Параметры рабочий процессов.

    Примечание.    Если рабочие процессы уже были добавлены в библиотеку или тип содержимого, на данном шаге будет выполнен переход непосредственно на страницу «Изменение параметров рабочего процесса», и для перехода на страницу «Добавление рабочего процесса» нужно будет щелкнуть Добавить рабочий процесс. Если в список, библиотеку или тип содержимого не было добавлено ни одного рабочего процесса, с помощью данного шага вы перейдете непосредственно на страницу «Добавление рабочего процесса».

2. На странице «Изменение параметров рабочих процессов» щелкните Добавить рабочий процесс или выберите название рабочего процесса, для которого необходимо изменить параметры.
3. Выполните одно из следующих действий:
   • При добавлении рабочего процесса на странице «Добавление рабочего процесса» в разделе Рабочий процесс выберите шаблон Сбор подписей.
   • При изменении параметров рабочего процесса на странице «Изменение рабочего процесса» внесите необходимые изменения в соответствии со следующими шагами.
4. В поле Имя введите уникальное название рабочего процесса.
5. В разделе Список задач укажите список задач, который нужно использовать с этим рабочим процессом.

    Примечания 

   • Можно использовать список Задачи по умолчанию или создать новый список. Если используется список Задачи, задаваемый по умолчанию, участники рабочего процесса смогут находить и просматривать свои задачи рабочего процесса при помощи представления Мои задачи в списке Задачи.
   • Если в задачах этого рабочего процесса будут задействованы важные или конфиденциальные данные, которые следует хранить отдельно от общего списка Задачи, необходимо создать новый список задач.
   • Если в организации имеются многочисленные рабочие процессы или если рабочие процессы включают многочисленные задачи, следует создать новый список задач. В этом случае может потребоваться создать списки задач для каждого рабочего процесса.

6. В разделе Список журналов выберите список журналов для использования с рабочим процессом. В списке журналов отображаются все события, происходящие во время каждого запуска рабочего процесса.

    Примечание.    Можно использовать список Журнал по умолчанию или создать новый. Если на предприятии планируется использовать большое количество рабочих процессов, может понадобиться создать отдельный журнал для каждого рабочего процесса.

7. В разделе Параметры начала определите каким образом, когда или кем может запускаться рабочий процесс.

    Примечания 

   • Определенные параметры могут быть недоступны, если они не поддерживаются выбранным шаблоном рабочего процесса.
   • Параметр Запустить этот рабочий процесс для утверждения публикации основной версии элемента доступен только в том случае, если для библиотеки включена поддержка основной и дополнительной версий и выбранный шаблон рабочего процесса может быть использован для утверждения содержимого.

8. При добавлении данного рабочего процесса к типу содержимого узла укажите, нужно ли добавить рабочий процесс ко всем типам содержимого, в которые наследуется данный тип содержимого, в разделе Обновление типов списков и типов содержимого узлов.

    Примечание.    Раздел Обновление типов списков и типов содержимого узлов отображается на странице «Добавление рабочего процесса» только для типов содержимого узла.

9. Щелкните ОК.

Запуск рабочего процесса сбора подписей в документе или книге

Перед запуском рабочего процесса сбора подписей необходимо сохранить документ или книгу, для которых необходимо собрать подписи, в библиотеку SharePoint, для которой данный процесс доступен. Необходимо иметь как минимум разрешение на изменение элементов, чтобы запустить рабочий процесс. Для некоторых рабочих процессов может понадобиться также разрешение на управление списками, чтобы запустить их в документе или элементе.

 Примечание.    Чтобы участники процесса получали электронные уведомления и напоминания о задачах после запуска рабочего процесса, администратор сервера должен включить соответствующую функцию для данного узла.

1. Если ваша библиотека еще не открыта, щелкните ее имя на панели быстрого запуска.

   Если имя вашей библиотеки не отображается, щелкните View All Site Content, а затем щелкните имя вашей библиотеки.

2. Укажите документ или книгу, для которых необходимо запустить рабочий процесс сбора подписей, щелкните появившуюся стрелку и выберите команду Правка в имя программы.
3. Если документ или книга еще не содержит строк для захвата цифровых подписей, которые нужно собрать, добавьте их сейчас.

   Инструкции

   1. В открытом документе Office Word 2007 или Office Excel 2007 установите курсор в то место, куда необходимо добавить строку подписи.
   2. На вкладке Вставка в группе Текст щелкните стрелку Строка подписи и выберите команду Строка подписи Microsoft Office.
   3. В диалоговом окне Настройка подписи введите сведения о лице, которое будет ставить подпись в данной строке. Эти сведения отображаются под строкой подписи в документе. Выполните любое из следующих действий:
      • Введите имя подписывающего в поле Предполагается для подписания.
      • Введите должность подписывающего (при наличии) в поле Должность предложенного подписывающего.
      • Введите электронный адрес подписывающего (при наличии) в поле Адрес электронной почты предложенного подписывающего.
   4. Чтобы проинструктировать подписывающего, заполните поле Инструкции для подписывающего. Эти инструкции отображаются в диалоговом окне Подписание, используемом для подписания документа.
   5. Чтобы подписывающий мог добавлять примечания по ходу подписания документов, установите флажок Разрешить подписывающему добавлять примечания в окне подписи.
   6. Чтобы отображалась дата добавления подписи в строке подписи, установите флажок Показывать дату подписи в строке подписи.
   7. Нажмите кнопку ОК.
   8. Для добавления дополнительных строк подписи повторите шаги 1 — 7.
4. После добавления новых строк подписи нажмите кнопку Microsoft Office, а затем нажмите Сохранить для сохранения изменений.
5. Если документ извлечен, необходимо также вернуть его перед запуском рабочего процесса. Для возвращения документа нажмите кнопку Microsoft Office, выделите пункт Задачи сервера и выберите команду Вернуть.
6. Чтобы запустить рабочий процесс, нажмите кнопку Microsoft Office, а затем щелкните Начать рабочий процесс.
7. В диалоговом окне Рабочие процессы выберите нужный процесс из списка Сбор подписей и нажмите кнопку Запустить.
8. В диалоговом окне Название рабочего процесса в соответствующей строке введите имена людей, которые должны подписать документ, или щелкните Подписывающий для выбора лиц в службе каталогов.
9. Чтобы назначить задачи в том порядке, в котором строки подписей появляются в документе, установите флажок Подписи запрашиваются в указанном выше порядке, а не все одновременно.

    Примечание.    Данный параметр доступен только в том случае, если документ содержит несколько строк подписей Microsoft Office.

10. Чтобы другие лица получали уведомления (не назначения заданий) при запуске рабочего процесса, введите их имена в строку Копия или щелкните Копия для выбора лиц и групп из службы каталогов.
11. Нажмите кнопку Запустить.

Выполнение задачи рабочего процесса сбора подписей

Чтобы выполнить задачу рабочего процесса сбора подписей, добавив подпись в документ, необходимо использовать Office Word 2007 или Office Excel 2007. При этом участник рабочего процесса сбора подписей может изменить свою задачу на сервере, чтобы делегировать ее другому лицу или указать, что его подпись более не требуется.

Добавление подписи в документ для выполнения задачи рабочего процесса сбора подписей

1. В электронном сообщении о задаче нажмите кнопку Изменить эту задачу, а затем щелкните Открыть документ.
2. В появившейся панели сообщений в верхней части активного документа нажмите кнопку Подписать.

    Примечания 

   • Если библиотека, в которой сохранен документ, требует извлечения документов перед их изменением, сперва нажмите кнопку Извлечь в панели сообщений, а затем — Подписать.
   • Если подпись необходимо поставить в нескольких местах документа, щелкните Показать задачи рабочего процесса в панели сообщений. В диалоговом окне Задачи рабочего процесса выберите задачу и нажмите кнопку Открыть для перехода в определенное место. Повторите описанные действия для всех задач в списке.

3. Для добавления подписи в документ в диалоговом окне Подписание выполните одно из следующих действий:
   • Чтобы добавить печатную версию подписи, введите имя в поле X.
   • Чтобы выбрать изображение подписи, нажмите кнопку Выбрать рисунок, в диалоговом окне Выбор графической подписи перейдите к местоположению файла подписи, выделите нужный файл и нажмите кнопку Выбрать.
   • Чтобы добавить подпись от руки (только для пользователей планшетных ПК), введите имя в поле X, используя функцию рукописного ввода.
   • В диалоговом окне Подписание нажмите кнопку Подписать.

Изменение задачи рабочего процесса сбора подписей на сервере

1. Перейдите к списку Задачи для узла и выберите в меню Вид пункт Мои задачи, чтобы найти назначенную вам задачу рабочего процесса.

    Примечание.    Если рабочий процесс не использует стандартный список Задачи, то назначенная участнику задача может отсутствовать в списке Задачи. Чтобы ее найти, перейдите в библиотеку, где хранится элемент рабочего процесса. Выделите нужный элемент, щелкните появившуюся стрелку и выберите пункт Рабочие процессы. В разделе Выполняющиеся рабочие процессы, щелкните название рабочего процесса, в котором вы принимаете участие. На странице «Состояние рабочего процесса» в группе Задачи найдите задачу процесса.

2. Выделите имя задачи, которую необходимо выполнить, щелкните появившуюся стрелку, а затем выберите команду Изменить элемент.
3. Выполните одно из следующих действий:
   • Чтобы назначить задачу подписи другому лицу, введите его имя в строку Делегировать или щелкните Делегировать для выбора этого лица из службы каталогов.
   • Чтобы указать, что строка подписи уже заполнена или ваша подпись более не требуется, в разделе Обновить задачу установите флажок Эта строка подписи уже содержит подпись, или подпись больше не нужна.
4. Щелкните ОК.