Показать все

Скрыть все

Рабочий процесс сбора отзывов передает документ или элемент, сохраненный в списке или библиотеке, группе людей для сбора отзывов. По умолчанию рабочий процесс сбора отзывов связан с типом содержимого документа, и поэтому доступ к нему можно автоматически получить из библиотек документов.

Как функционирует рабочий процесс сбора отзывов?

Добавление или изменение рабочего процесса сбора отзывов к списку, библиотеке или типу содержимого

Запуск рабочего процесса сбора отзывов для документа или элемента

Выполнение задачи рабочего процесса сбора отзывов

Как функционирует рабочий процесс сбора отзывов?

Рабочий процесс сбора отзывов поддерживает бизнес-процессы, включающие отправку документа или элемента группе людей для сбора отзывов. Он делает эффективнее бизнес-процесс рецензирования, управляя и отслеживая все задачи, участвующие в нем. После завершения рабочий процесс сбора отзывов группирует все отзывы рецензентов для владельца рабочего процесса и обеспечивает запись процесса рецензирования.

Если рабочие процессы доступны, можно запустить рабочий процесс сбора отзывов непосредственно из документа или элемента списка или библиотеки. Для запуска рабочего процесса выберите необходимый процесс, заполните форму запуска процесса, определяющую участников рабочего процесса (рецензентов), дату выполнения и любые соответствующие инструкции к задаче. После запуска рабочего процесса сервер назначает задачи всем участникам. Если электронные предупреждения включены для сервера, он отсылает данные предупреждения всем участникам. Участники могут щелкнуть ссылку в электронном предупреждении о задаче для открытия документа или элемента рецензирования. Они могут изменять или добавлять примечания прямо в документ. В форме задачи они могут добавлять примечания к отзывам. Также они могут переназначить свои задачи рецензирования или запросить изменить документ или элемент рецензирования. Участники могут завершить задачи рабочего процесса из веб-узла Microsoft Office SharePoint Server 2007 или непосредственно из определенных программ, являющихся частью Выпуск 2007 системы Microsoft Office. В ходе выполнения рабочего процесса его владелец или участники могут просматривать страницу «Состояние рабочего процесса», чтобы узнать, кто из участников завершил свои задачи. После выполнения участниками задач рабочего процесса, он завершается, а его владелец автоматически уведомляется о том, что рабочий процесс завершен.

По умолчанию рабочий процесс сбора отзывов связан с типом содержимого документа, и поэтому доступ к нему можно автоматически получить из библиотек документов. Рабочий процесс сбора отзывов для библиотек документов по умолчанию является параллельным, где задачи назначаются всем участникам одновременно. Можно настроить данную заранее установленную вспомогательную версию рабочего процесса сбора отзывов для удовлетворения требований организации или добавить совершенно новую версию в список, библиотеку или тип содержимого.

Добавление или изменение рабочего процесса сбора отзывов к списку, библиотеке или типу содержимого

Прежде чем использовать рабочий процесс, его нужно добавить к списку, библиотеке или типу содержимого для предоставления доступа к нему документов или элементов в определенном месте. Необходимо иметь разрешение на управление списками для добавления рабочего процесса к списку, библиотеке или типу содержимого. В большинстве случаев данную задачу выполняют администраторы узлов или лица, управляющие определенными списками или библиотеками.

Доступность рабочего процесса на веб-узле может различаться в зависимости от того, куда он добавляется:

• Если рабочий процесс добавляется непосредственно в список или библиотеку, он доступен только для элементов в этом списке или библиотеке.
• Если рабочий процесс добавляется в тип содержимого списка (экземпляр типа содержимого узла, добавленного в определенный список или библиотеку), он доступен только для элементов этого типа содержимого в определенном списке или библиотеке, с которыми связан этот тип содержимого.
• Если рабочий процесс добавляется в тип содержимого узла, этот рабочий процесс доступен для любого элемента этого типа содержимого в каждом списке и в каждой библиотеке, к которым был добавлен экземпляр этого типа содержимого узла. Если требуется, чтобы рабочий процесс был широко доступен в списках и библиотеках семейства узлов для элементов определенного типа содержимого, лучше всего добавить этот рабочий процесс непосредственно в тип содержимого узла.

Добавление или изменение рабочего процесса сбора отзывов к списку, библиотеке или типу содержимого

Чтобы добавить рабочий процесс сбора отзывов к списку, библиотеке или типу содержимого либо изменить рабочий процесс, который уже связан со списком, библиотекой или типом содержимого, выполняйте одни и те же шаги.

1. Чтобы открыть страницу «Добавление рабочего процесса» или страницу «Изменение рабочего процесса» для списка, библиотеки или типа содержимого, для которого требуется добавить или изменить рабочий процесс, выполните одну из следующих процедур:
   • Для списка или библиотеки:
     1. Откройте список или библиотеку, для которой нужно добавить или изменить рабочий процесс.
     2. В меню Параметры выберите команду Параметры списка или выберите параметры для типа библиотеки, которую собираетесь открыть.

        Например, для библиотеки документов щелкните Параметры библиотеки документов.

     3. В группе Разрешения и управление щелкните Настройки рабочего процесса.
   • Для типа содержимого списка:
     1. Откройте список или библиотеку, в которых содержится экземпляр типа содержимого списка, для которого требуется добавить или изменить рабочий процесс.
     2. В меню Параметры выберите команду Параметры списка или выберите параметры для типа библиотеки, которую собираетесь открыть.

        Например, для библиотеки документов щелкните Параметры библиотеки документов.

     3. В группе Типы содержимого щелкните имя типа содержимого.

         Примечание.    Если список или библиотека не настроены на разрешение нескольких типов содержимого, раздел Типы содержимого не будет отображаться на странице Настройка для этого списка или библиотеки.

     4. В группе Настройки щелкните Настройки рабочего процесса.
   • Для типа содержимого узла:
     1. На домашней странице семейства узлов в меню Действия узла выберите Параметры узла и затем щелкните Изменить все параметры узла.
     2. В группе Галереи щелкните Типы содержимого узла.
     3. Щелкните имя типа содержимого узла, для которого требуется добавить или изменить рабочий процесс, а затем щелкните Настройки рабочего процесса.

    Примечание.    Если рабочий процесс уже был добавлен в этот список, библиотеку или тип содержимого, выполнение этого действия вызовет переход непосредственно на страницу «Изменение настроек рабочего процесса». Вам потребуется щелкнуть Добавить рабочий процесс, чтобы перейти на страницу «Добавление рабочего процесса». Если никакой рабочий процесс не был добавлен в список, библиотеку или тип содержимого, выполнение этого действия вызовет переход непосредственно на страницу «Добавление рабочего процесса».

2. На странице «Изменение параметров рабочих процессов» щелкните Добавить рабочий процесс или выберите имя рабочего процесса, параметры которого необходимо изменить.
3. Выполните одно из следующих действий:
   • При добавлении рабочего процесса на странице «Добавление рабочего процесса» в разделе Рабочий процесс выберите шаблон Сбор отзывов.
   • При изменении параметров рабочего процесса на странице «Изменение рабочего процесса» настройте необходимые параметры в соответствии со следующей процедурой.
4. В разделе Имя введите уникальное название рабочего процесса.
5. В разделе Список задач укажите список задач, который нужно использовать с этим рабочим процессом.

    Примечания 

   • Можно использовать список Задачи по умолчанию или создать новый список. Если используется список Задачи, задаваемый по умолчанию, участники рабочего процесса смогут находить и просматривать свои задачи рабочего процесса при помощи представления Мои задачи в списке Задачи.
   • Если в задачах этого рабочего процесса будут задействованы важные или конфиденциальные данные, которые следует хранить отдельно от общего списка Задачи, необходимо создать новый список задач.
   • Если в организации имеются многочисленные рабочие процессы или если рабочие процессы включают многочисленные задачи, следует создать новый список задач. В этом случае может потребоваться создать списки задач для каждого рабочего процесса.

6. В разделе Список журналов выберите список журналов для использования с рабочим процессом. В списке журналов отображаются все события, происходящие во время запуска рабочего процесса.

    Примечание.    Можно выбрать список Журнал по умолчанию или создать новый. Если в организации множество рабочих процессов, можно создать отдельный список журналов для каждого рабочего процесса.

7. В разделе Параметры начала определите каким образом, когда и кем может запускаться рабочий процесс.

    Примечания 

   • Определенные параметры могут быть недоступны, если они не поддерживаются выбранным шаблоном рабочего процесса.
   • Параметр Запустить этот рабочий процесс для утверждения публикации основной версии элемента доступен только в том случае, если для библиотеки включена поддержка основной и дополнительной версий и выбранный шаблон рабочего процесса может быть использован для утверждения содержимого.

8. При добавлении данного рабочего процесса к типу содержимого узла укажите, нужно ли добавить рабочий процесс ко всем типам содержимого, в которые наследуется данный тип содержимого, в разделе Обновление типов списков и типов содержимого узлов.

    Примечание.    Раздел Обновление типов списков и типов содержимого узлов отображается на странице «Добавление рабочего процесса» только для типов содержимого узла.

9. Нажмите кнопку Далее.
10. На странице «Настройка рабочего процесса» выберите необходимые параметры для передачи задач, значений по умолчанию для запуска рабочего процесса, завершения процесса и параметры действий после его успешного завершения.

    Выберите параметры в любом из следующих разделов (не обязательно указывать параметры в каждом разделе):

    Задачи рабочего процесса

    Чтобы...	Выполните следующее:
    Назначить задачи всем участникам одновременно (параллельный рабочий процесс)	Установите флажок всем участникам одновременно (параллельный процесс).
    Назначить задачи участникам одному за другим (последовательный рабочий процесс) Если сделать рабочий процесс последовательным, один участник должен выполнить задачу до того, как следующий участник получит свою	Установите флажок каждому участнику по очереди (последовательный процесс).
    Разрешить участникам рабочего процесса переназначать задачи другим лицам	Установите флажок переназначить задачу другому лицу.
    Разрешить участникам рабочего процесса запрашивать внесение изменений в документ или элемент до выполнения задачи	Установите флажок запрашивать изменение перед завершением задачи.

    Значения по умолчанию для запуска рабочего процесса

    Чтобы...	Выполните следующее:
    Определить список участников по умолчанию для всех экземпляров данного рабочего процесса	Введите имена людей, которые будут участвовать при запуске данного рабочего процесса, или щелкните Рецензенты для выбора людей и групп из службы каталогов.  Примечание.    Если данный рабочий процесс настроен на выполнение в последовательном режиме, добавьте имена его участников в том порядке, в котором им будут назначаться задачи.
    Назначить одни задачи для групп	Установите флажок Назначить одну задачу каждой указанной группе (не развертывая группы).. Выбирайте данный вариант, если в качестве участников рабочего процесса будут указаны группы, и только одна задача будет назначена для группы вместо индивидуальных задач для каждого ее члена.
    Разрешить лицам, запускающим рабочий процесс, изменять или добавлять участников	Установите флажок Разрешить изменение списка участников при запуске рабочего процесса. Данный флажок установлен по умолчанию. Чтобы запретить лицам, запускающим рабочий процесс, изменять или добавлять участников, снимите этот флажок.
    Указать сообщение по умолчанию, которое будет сопровождать каждую задачу	Введите сообщение или инструкции в текстовое поле.
    Определить дату выполнения параллельных рабочих процессов	Введите или выберите дату в группе Срок выполнения задач (параллельный процесс).
    Указать срок, в течение которого участники последовательного рабочего процесса должны выполнить свои задачи	В разделе Назначить каждому лицу следующий срок выполнения задачи (последовательный процесс) введите число, а затем выберите либо дн., либо нед. в качестве интервала времени.
    Указать список лиц, которые должны получить оповещения (не назначения задач) при запуске рабочего процесса	В группе Уведомление участников введите имена лиц, которых необходимо известить, или щелкните Копия для выбора лиц и групп в службе каталогов.

    Завершение рабочего процесса

    Чтобы...	Выполните следующее:
    Указать, что параллельный рабочий процесс завершен, когда определенное количество участников выполнят свои задачи	Установите флажок Закончено указанное число задач, а затем введите число.  Примечание.    Данный параметр недоступен, если рабочий процесс последовательный.
    Указать, что рабочий процесс завершен при отклонении документа или элемента	Установите флажок Документ отклонен.
    Указать, что рабочий процесс завершен при изменении документа или элемента	Установите флажок Документ изменен.

    Действия после завершения рабочего процесса

    Чтобы...	Выполните следующее:
    Обновление состояния утверждения для документа или элемента после завершения рабочего процесса	Установите флажок Обновить состояние утверждения (этот рабочий процесс используется для управления утверждением содержимого). Выберите этот параметр, если требуется, чтобы этот рабочий процесс управлял утверждением содержимого, а также если на странице «Добавление рабочего процесса» установлен флажок Этот рабочий процесс запускается для утверждения публикации основной версии элемента.

11. Щелкните ОК.

Запуск рабочего процесса сбора отзывов для документа или элемента

Можно запустить рабочий процесс сбора отзывов для документа или элемента вручную непосредственно из списка или библиотеки, где они сохранены. Набор параметров, доступных при запуске рабочего процесса, зависит от настроек рабочего процесса, выполненных в момент его добавления к списку, библиотеке или типу содержимого. Чтобы запустить рабочий процесс, необходимо иметь по крайней мере разрешение на изменение элементов. Для запуска некоторых рабочих процессов может также требоваться разрешение на управление списками.

 Примечание.    Чтобы участники рабочего процесса получали электронные уведомления и напоминания о задачах после запуска рабочего процесса, требуется, чтобы администратор сервера разрешил отправку электронных сообщений для данного узла.

1. Если ваш список или библиотека еще не открыты, щелкните имя списка или библиотеки на панели быстрого запуска.

   Если имя вашего списка или вашей библиотеки не отображается, щелкните View All Site Content, а затем щелкните имя вашего списка или библиотеки.

2. Выделите имя документа или элемента, для которого должен быть запущен рабочий процесс, щелкните появившуюся стрелку, а затем выберите пункт Рабочие процессы.
3. В группе Запуск нового рабочего процесса щелкните название рабочего процесса сбора отзывов, который нужно запустить.
4. Введите имена людей, которые будут рецензировать документ или элемент, в строку Рецензенты или щелкните Рецензенты для выбора лиц и групп в службе каталогов.

    Примечание.    Если используется последовательный рабочий процесс, введите имена участников в том порядке, в котором им необходимо назначить задачи, или выберите их из списка.

5. При добавлении групп в качестве участников рабочего процесса установите флажок Назначить одну задачу каждой указанной группе (не развертывая группы), чтобы группа получила только одно уведомление о задаче, а не каждый из ее членов.
6. Чтобы добавить сообщение или конкретные инструкции по выполнению задачи, введите соответствующие сведения в текстовое поле Введите сообщение для включения в запрос.
7. Чтобы указать время завершения задачи, выполните в разделе Срок одно из следующих действий.
   • Для последовательного рабочего процесса введите число и выберите дн. или нед. в качестве интервала времени.
   • Для параллельного рабочего процесса в поле Срок выполнения задач введите или выберите дату.
   • Чтобы другие лица получали уведомления (не назначения задач) при запуске рабочего процесса, введите их имена в строку Копия или щелкните Копия для выбора лиц и групп в службе каталогов.
8. Нажмите кнопку Запустить.

Выполнение задачи рабочего процесса сбора отзывов

Участники рабочего процесса сбора отзывов могут выполнять свои задачи рабочего процесса в списке или библиотеке, где находится элемент или документ, либо непосредственно в определенных программ из состава Выпуск 2007 Office. Дополнительные сведения о выполнении задачи рабочего процесса в клиентской программе см. в справке к этой программе.

Выполнение задачи рабочего процесса сбора отзывов на сервере

1. Перейдите к списку Задачи узла и выберите в меню Вид команду Мои задачи, чтобы найти свою задачу рабочего процесса.

    Примечание.    Если рабочий процесс не использует стандартный список Задачи, то назначенная участнику задача может отсутствовать в списке Задачи. Чтобы ее найти, откройте список или библиотеку, где хранится элемент рабочего процесса. Выделите нужный элемент, щелкните появившуюся стрелку и выберите пункт Рабочие процессы. В разделе Выполняющиеся рабочие процессы, щелкните название рабочего процесса, в котором вы принимаете участие. На странице «Состояние рабочего процесса» в группе Задачи найдите задачу процесса.

2. Выделите имя задачи, которую необходимо выполнить, щелкните появившуюся стрелку, а затем выберите команду Изменить элемент.
3. Выполните одно из следующих действий:
   • Чтобы прочитать или просмотреть содержимое документа или элемента, щелкните ссылку на элемент, отображаемую в верхней части формы задач.

     При добавлении примечаний или внесении изменений непосредственно в документ, удостоверьтесь, что изменения сохранены на сервере.

   • Для предоставления владельцу рабочего процесса примечаний к отзывам введите отзыв в текстовое поле и нажмите кнопку Обратная связь.
   • Чтобы переназначить задачу рецензирования другому лицу, щелкните Переназначение задачи, укажите, кому необходимо назначить задачу, и нажмите кнопку Отправить.
   • Для запроса внесения изменений в элемент щелкните Запрос изменения, укажите, кому назначить запрос изменения, предоставьте информацию о запрошенном изменении, а затем нажмите Отправить.

    Примечание.    В зависимости от настроек рабочего процесса, выполненных во время его добавления к списку, библиотеке или типу содержимого для данного элемента, параметры переназначения задачи или отправки запроса на изменения могут быть недоступны.