В ходе рабочего процесса утверждения документ или элемент, хранящиеся в списке или библиотеке, передаются группе людей для утверждения. По умолчанию этот рабочий процесс связан с типом содержимого документа и поэтому автоматически доступен в библиотеках документов.
В этой статье
Как функционирует рабочий процесс?
Добавление или изменение рабочего процесса утверждения для списка, библиотеки или типа содержимого
Запуск рабочего процесса для документа или элемента
Выполнение задачи рабочего процесса утверждения
Как функционирует рабочий процесс?
Рабочий процесс утверждения поддерживает бизнес-процессы, которые включают отправку документа или элемента коллегам или руководителям для утверждения. Данный рабочий процесс обеспечивает более эффективное выполнение бизнес-процесса утверждения, поскольку контролируются и отслеживаются все задачи процесса, выполняемые людьми, а также ведется регистрация выполненных процессов.
Если рабочие процессы доступны, то данный процесс может быть запущен непосредственно из документа или элемента списка или библиотеки. Для запуска выберите нужный рабочий процесс, а затем заполните форму, в которой указываются участники рабочего процесс (утверждающие), срок выполнения, а также необходимые инструкции к задачам. После запуска сервер назначает задачи всем участникам рабочего процесса. Участникам также отправляются электронные оповещения, если на сервере включена соответствующая функция. Участники с помощью ссылки в электронном оповещении открывают документ или элемент, подлежащий утверждению, а затем утверждают или отклоняют документ либо переназначают свои задачи другим участникам. Кроме того, они могут отправить запрос на изменение соответствующего документа или элемента. Участники могут выполнять свои задачи рабочего процесса либо на веб-узле Microsoft Office SharePoint Server 2007, либо непосредственно в программах из состава Выпуск 2007 системы Microsoft Office. В ходе выполнения рабочего процесса его владелец или участники могут получать данные о том, кто уже закончил свои задачи, на странице Состояние рабочего процесса. После выполнения участниками своих задач рабочий процесс прекращается, и его владелец получает автоматическое уведомление об этом.
По умолчанию рабочий процесс утверждения связан с типом содержимого документа и поэтому автоматически доступен в библиотеках документов. Стандартный рабочий процесс утверждения для библиотек документов является последовательным, то есть задачи назначаются участникам по очереди. Версия данного рабочего процесса также по умолчанию связана с библиотеками страниц на узле публикации, и его можно использовать для управления процессом утверждения публикаций веб-страниц. Такие стандартные связанные версии рабочего процесса утверждения можно настроить в соответствии с потребностями конкретного предприятия либо можно добавить к списку, библиотеке или типу содержимого абсолютно новую версию данного рабочего процесса.
К началу страницыДобавление или изменение рабочего процесса утверждения для списка, библиотеки или типа содержимого
Прежде чем использовать рабочий процесс, его нужно добавить к списку, библиотеке или типу содержимого, чтобы сделать доступным для документов или элементов в определенном местоположении. Данная операция требует наличия разрешения на управление списками и, как правило, выполняется администраторами узлов или пользователями, управляющими определенными списками или библиотеками.
Доступность рабочего процесса на веб-узле может различаться в зависимости от того, куда он добавляется:
- Если рабочий процесс добавляется непосредственно в список или библиотеку, он доступен только для элементов в этом списке или библиотеке.
- Если рабочий процесс добавляется в тип содержимого списка (экземпляр типа содержимого узла, добавленного в определенный список или библиотеку), он доступен только для элементов этого типа содержимого в определенном списке или библиотеке, с которыми связан этот тип содержимого.
- Если рабочий процесс добавляется в тип содержимого узла, этот рабочий процесс доступен для любого элемента этого типа содержимого в каждом списке и в каждой библиотеке, к которым был добавлен экземпляр этого типа содержимого узла. Если требуется, чтобы рабочий процесс был широко доступен в списках и библиотеках семейства узлов для элементов определенного типа содержимого, лучше всего добавить этот рабочий процесс непосредственно в тип содержимого узла.
Чтобы добавить рабочий процесс утверждения к списку, библиотеке или типу содержимого либо изменить процесс, уже связанный со списком, библиотекой или типом содержимого, необходимо выполнить одни и те же действия.
- Чтобы открыть страницу «Добавление рабочего процесса» или страницу «Изменение рабочего процесса» для списка, библиотеки или типа содержимого, для которого требуется добавить или изменить рабочий процесс, выполните одну из следующих процедур:
- Для списка или библиотеки:
- Откройте список или библиотеку, для которой нужно добавить или изменить рабочий процесс.
- В меню Параметры
выберите команду Параметры списка или выберите параметры для типа библиотеки, которую собираетесь открыть.Например, для библиотеки документов щелкните Параметры библиотеки документов.
- В группе Разрешения и управление щелкните Настройки рабочего процесса.
- Для типа содержимого списка:
- Откройте список или библиотеку, в которых содержится экземпляр типа содержимого списка, для которого требуется добавить или изменить рабочий процесс.
- В меню Параметры выберите команду Параметры списка или выберите параметры для типа библиотеки, которую собираетесь открыть.
Например, для библиотеки документов щелкните Параметры библиотеки документов.
- В группе Типы содержимого щелкните имя типа содержимого.
Примечание.
Если список или библиотека не настроены на разрешение нескольких типов содержимого, раздел Типы содержимого не будет отображаться на странице Настройка для этого списка или библиотеки.
- В группе Настройки щелкните Настройки рабочего процесса.
- Для типа содержимого узла:
- На домашней странице семейства узлов в меню Действия узла
выберите Параметры узла и затем щелкните Изменить все параметры узла. - В группе Галереи щелкните Типы содержимого узла.
- Щелкните имя типа содержимого узла, для которого требуется добавить или изменить рабочий процесс, а затем щелкните Настройки рабочего процесса.
Примечание.
Если рабочий процесс уже был добавлен в этот список, библиотеку или тип содержимого, выполнение этого действия вызовет переход непосредственно на страницу «Изменение настроек рабочего процесса». Вам потребуется щелкнуть Добавить рабочий процесс, чтобы перейти на страницу «Добавление рабочего процесса». Если никакой рабочий процесс не был добавлен в список, библиотеку или тип содержимого, выполнение этого действия вызовет переход непосредственно на страницу «Добавление рабочего процесса».
- На странице «Изменение параметров рабочего процесса» щелкните Добавить рабочий процесс или выберите имя рабочего процесса, параметры которого необходимо изменить.
- Выполните одно из следующих действий:
- При добавлении рабочего процесса на странице «Добавление рабочего процесса» в разделе Рабочий процесс выберите шаблон Утверждение.
- при изменении параметров рабочего процесса на странице «Изменение рабочего процесса» настройте необходимые параметры в соответствии со следующей процедурой.
- В разделе Имя введите уникальное название рабочего процесса.
- В разделе Список задач укажите список задач, который нужно использовать с этим рабочим процессом.
Примечания
- Можно использовать список Задачи по умолчанию или создать новый список. Если используется список Задачи, задаваемый по умолчанию, участники рабочего процесса смогут находить и просматривать свои задачи рабочего процесса при помощи представления Мои задачи в списке Задачи.
- Если в задачах этого рабочего процесса будут задействованы важные или конфиденциальные данные, которые следует хранить отдельно от общего списка Задачи, необходимо создать новый список задач.
- Если в организации имеются многочисленные рабочие процессы или если рабочие процессы включают многочисленные задачи, следует создать новый список задач. В этом случае может потребоваться создать списки задач для каждого рабочего процесса.
- В разделе Список журналов выберите список журналов для использования с рабочим процессом. В списке журналов отображаются все события, происходящие во время запуска рабочего процесса.
Примечание.
Можно выбрать список Журнал по умолчанию или создать новый. Если в организации множество рабочих процессов, можно создать отдельный список журналов для каждого рабочего процесса.
- В разделе Параметры начала определите каким образом, когда и кем может запускаться рабочий процесс.
Чтобы использовать данный рабочий процесс для управления утверждением содержимого библиотеки, установите флажок Этот рабочий процесс запускается для утверждения публикации основной версии элемента. Дополнительные сведения об использовании рабочего процесса для управления утверждением содержимого см. в разделе Использование рабочего процесса для утверждения содержимого библиотеки.
Примечания
- Определенные параметры могут быть недоступны, если они не поддерживаются выбранным шаблоном рабочего процесса.
- Параметр Запустить этот рабочий процесс для утверждения публикации основной версии элемента доступен только в том случае, если для библиотеки включена поддержка основной и дополнительной версий и выбранный шаблон рабочего процесса может быть использован для утверждения содержимого.
- При добавлении данного рабочего процесса к типу содержимого узла укажите, нужно ли добавить рабочий процесс ко всем типам содержимого, в которые наследуется данный тип содержимого, в разделе Обновление типов списков и типов содержимого узлов.
Примечание.
Раздел Обновление типов списков и типов содержимого узлов отображается на странице «Добавление рабочего процесса» только для типов содержимого узла.
- Нажмите кнопку Далее.
- На странице «Настройка рабочего процесса» выберите необходимые параметры для передачи задач, значений по умолчанию для запуска рабочего процесса, завершения процесса и параметры действий после его успешного завершения.
Выберите параметры в любом из следующих разделов (не обязательно указывать параметры в каждом разделе):
Чтобы... | Выполните следующее: |
|---|
Назначить задачи всем участникам одновременно (параллельный рабочий процесс) | Установите флажок всем участникам одновременно (параллельный процесс). |
Назначить задачи участникам одному за другим (последовательный рабочий процесс) Если используется последовательный рабочий процесс, один участник должен выполнить задачу до того, как следующий участник получит задачу. | Установите флажок каждому участнику по очереди (последовательный процесс). |
Разрешить участникам рабочего процесса переназначать задачи другим лицам | Установите флажок переназначить задачу другому лицу. |
Разрешить участникам рабочего процесса запрашивать внесение изменений в документ или элемент до выполнения задачи | Установите флажок запрашивать изменение перед завершением задачи. |
Чтобы... | Выполните следующее: |
|---|
Определить список участников по умолчанию для всех экземпляров данного рабочего процесса | Укажите имена людей, которые будут участвовать в запуске данного рабочего процесса, или щелкните Утверждающие для выбора людей и групп в службы каталогов.
Примечание.
Если данный рабочий процесс настроен на выполнение в последовательном режиме, добавьте имена его участников в том порядке, в котором им будут назначаться задачи. |
Назначить одну задачу для группы | Установите флажок Назначить одну задачу каждой указанной группе (не развертывая группы). Выбирайте данный вариант, если в качестве участников рабочего процесса будут указаны группы, и только одна задача будет назначена для группы вместо индивидуальных задач для каждого ее члена. |
Разрешить лицам, запускающим рабочий процесс, изменять или добавлять участников | Установите флажок Разрешить изменение списка участников при запуске рабочего процесса. Данный флажок установлен по умолчанию. Чтобы запретить лицам, запускающим рабочий процесс, изменять или добавлять участников, снимите этот флажок. |
Указать сообщение по умолчанию, которое будет сопровождать каждую задачу | Введите сообщение или инструкции в текстовое поле. |
Определить дату выполнения параллельных рабочих процессов | Введите или выберите дату в группе Срок выполнения задач (параллельный процесс). |
Указать срок, в течение которого участники последовательного рабочего процесса должны выполнить свои задачи | В разделе Назначить каждому лицу следующий срок выполнения задачи (последовательный процесс) введите число, а затем выберите либо дн., либо нед. в качестве интервала времени. |
Указать список лиц, которые должны получить оповещения (не назначения задач) при запуске рабочего процесса | В группе Уведомление участников введите имена лиц, которых необходимо известить, или щелкните Копия для выбора лиц и групп в службе каталогов. |
Чтобы... | Выполните следующее: |
|---|
Указать, что параллельный рабочий процесс завершен, когда определенное количество участников выполнят свои задачи | Установите флажок закончено указанное число задач: и введите число.
Примечание.
Данный параметр недоступен, если рабочий процесс последовательный. |
Указать, что рабочий процесс завершается при отклонении документа или элемента | Установите флажок документ отклонен. |
Указать, что рабочий процесс завершается при изменении документа или элемента | Установите флажок документ изменен. |
Чтобы... | Выполните следующее: |
|---|
Обновить состояние утверждения документа или элемента после завершения рабочего процесса | Установите флажок Обновить состояние утверждения (этот рабочий процесс используется для управления утверждением содержимого).
Примечания
- Если рабочий процесс используется для управления утверждением содержимого библиотеки (контроля) и на странице «Добавление рабочего процесса» установлен флажок Этот рабочий процесс запускается для утверждения публикации основной версии элемента, данный параметр будет выбран по умолчанию.
- Если флажок Этот рабочий процесс запускается для утверждения публикации основной версии элемента не был установлен, поскольку данный рабочий процесс не нужно использовать по умолчанию для утверждения содержимого библиотеки, можно установить флажок Обновить состояние утверждения (этот рабочий процесс используется для управления утверждением содержимого), чтобы этот рабочий процесс утверждения использовался в качестве дополнительного процесса, который может быть запущен вручную определенными пользователями.
|
- Щелкните ОК.
К началу страницыЗапуск рабочего процесса утверждения документа или элемента
Рабочий процесс утверждения документа или элемента можно запустить вручную непосредственно из списка или библиотеки, в которых этот элемент или документ хранятся. Набор параметров, доступных при запуске рабочего процесса, зависит от настроек рабочего процесса, выполненных в момент его добавления к списку, библиотеке или типу содержимого. Для запуска рабочего процесса необходимо по крайней мере иметь разрешение на изменение элементов. Для запуска некоторых рабочих процессов для документа или элемента может также требоваться разрешение на управление списками.
Примечание.
Чтобы гарантировать получение участниками рабочего процесса электронных оповещений и напоминаний о назначенных им задачах, необходимо, чтобы администратор сервера включил соответствующую функцию для узла.
- Если ваш список или библиотека еще не открыты, щелкните имя списка или библиотеки на панели быстрого запуска.
Если имя вашего списка или вашей библиотеки не отображается, щелкните View All Site Content, а затем щелкните имя вашего списка или библиотеки.
- Наведите указатель на имя документа или элемента, для которого необходимо запустить рабочий процесс, щелкните появившуюся стрелку и выберите Рабочие процессы.
- В группе Запуск нового рабочего процесса выберите рабочий процесс утверждения, который необходимо запустить.
- Введите имена людей, которые будут утверждать документ или элемент, в строке Утверждающие или щелкните Утверждающие для выбора лиц и групп в службе каталогов.
Примечание.
Если используется последовательный рабочий процесс, введите имена участников в том порядке, в котором им необходимо назначить задачи, или выберите их из списка.
- При добавлении групп в качестве участников рабочего процесса установите флажок Назначить одну задачу каждой указанной группе (не развертывая группы), чтобы группа получила только одно уведомление о задаче, а не каждый из ее членов.
- Чтобы добавить сообщение или конкретные инструкции по выполнению задачи, введите соответствующие сведения в текстовое поле группы Введите сообщение для включения в запрос.
- Чтобы указать время завершения задачи, выполните в разделе Срок одно из следующих действий.
- Для последовательного рабочего процесса введите число и выберите дн. или нед. в качестве интервала времени.
- Для параллельного рабочего процесса в поле Срок выполнения задач введите или выберите дату.
- Чтобы другие лица получали уведомления (не назначения задач) при запуске рабочего процесса, введите их имена в строку Копия или щелкните Копия для выбора лиц и групп в службе каталогов.
- Нажмите кнопку Запустить.
К началу страницыВыполнение задачи рабочего процесса утверждения
Участники рабочего процесса утверждения могут выполнять назначенные им задания либо в списке или библиотеке, где хранится соответствующий документ или элемент, либо непосредственно в определенных программах из состава Выпуск 2007 Office. Дополнительные сведения о выполнении задачи рабочего процесса в клиентской программе см. в справке к этой программе.
Выполнение задачи рабочего процесса утверждения на сервере
- Перейдите к списку Задачи узла и выберите в меню Вид команду Мои задачи, чтобы найти свою задачу рабочего процесса.
Примечание.
Если рабочий процесс не использует стандартный список Задачи, то назначенная вам задача может отсутствовать в списке Задачи. Чтобы ее найти, откройте список или библиотеку, где хранится элемент рабочего процесса. Укажите необходимый элемент, щелкните появившуюся стрелку, а затем щелкните Рабочие процессы. На странице Состояние рабочего процесса в группе Выполняющиеся рабочие процессы выделите имя рабочего процесса, в котором вы принимаете участие. В списке Задачи найдите свою задачу рабочего процесса.
- Наведите указатель на имя задачи, которую требуется выполнить, щелкните появившуюся стрелку, а затем щелкните Изменить элемент.
- Выполните одно из следующих действий:
- Чтобы утвердить элемент, введите в специальном текстовом поле любые комментарии, которые следует отправить владельцу рабочего процесса, и нажмите кнопку Утвердить.
- Чтобы отклонить элемент, введите в специальном текстовом поле любые комментарии, которые следует отправить владельцу рабочего процесса, и нажмите кнопку Отклонить.
- Чтобы переназначить задачу утверждения другому лицу, щелкните Переназначение задачи, выберите пользователя, кому необходимо назначить задачу, и нажмите кнопку Отправить.
- Чтобы направить запрос на внесение изменений в элемент, подлежащий утверждению, щелкните Запрос изменения, укажите пользователя, которому необходимо назначить запрос на изменение, опишите запрашиваемые изменения и нажмите кнопку Отправить.
Примечание.
В зависимости от настроек рабочего процесса, выполненных во время его добавления к списку, библиотеке или типу содержимого для данного элемента, параметры переназначения задачи или отправки запроса на изменения могут быть недоступны.
К началу страницы