Администраторы узлов могут иметь доступ ко всем или к некоторым из следующих параметров в зависимости от компонентов управления сведениями, активированных в центре администрирования. Кроме этого, могут также присутствовать дополнительные пользовательские параметры, созданные специально для конкретной организации.

Открытие страницы «Изменение политики»

Ознакомление с функцией метки политики

Добавление метки в политику

Добавление аудита событий в политику

Добавление в политику штрихкодов

Добавление в политику параметров хранения и прекращения действия элементов

Открытие страницы «Изменение политики»

Перейти к странице «Изменение политики» можно либо из политики семейства узлов, либо из политики, добавленной к типу содержимого узла.

Откройте страницу «Изменение политики» для политики семейства веб-узлов

1. На домашней странице семейства узлов щелкните Действия узла, выберите пункт Параметры узла, а затем — Изменение параметров узла.
2. На странице параметров узла в разделе Администрирование семейства веб-узлов щелкните Политики семейства узлов.
3. Выберите политику, параметры которой необходимо настроить.

Откройте страницу «Изменение политики» для политики типа содержимого.

1. На домашней странице семейства узлов щелкните Действия узла, выберите пункт Параметры узла, а затем — Изменение параметров узла.
2. На странице «Параметры узла» в разделе Коллекции выберите пунктТипы содержимого узла.
3. Выберите тип содержимого, с которым связана политика, и щелкнитеПараметры политики управления сведениями.
4. Нажмите кнопку Определить политику, чтобы открыть страницу изменения политики для типа содержимого.

Ознакомление с функцией метки политики

Функция метки политики позволяет администраторам узла создавать единообразные метки для документов Выпуск 2007 системы Microsoft Office. Такие метки гарантируют, что сведения о свойствах документа прилагаются к данному документу при его печати. Свойства элементов, указанные в таких столбцах, как имя файла, автор, дата создания, состояние, имя проекта и расписание, могут быть включены в метку.

По умолчанию метки отображаются в заголовке документа, однако конечные пользователи могут вставлять метку в любое место в документе, используя вкладку Вставка в таких программах Выпуск 2007 Office, как Microsoft Office Word, Microsoft Office Excel и Microsoft Office PowerPoint. Метки применяются ко всем документам, к которым применена политика.

Администраторы политики могут определять следующие атрибуты метки:

• Сведения, которые должны быть включены в метку, например, метаданные, указанные в столбцах свойств элементов, а также жестко закодированный текст и символы форматирования. Метки могут содержать до десяти ссылок на столбцы, каждая из которых может иметь длину до 255 символов.
• Формат меток, включая высоту и ширину, стиль текста, шрифт и его размер, разрывы строк, символы табуляции. По умолчанию высота метки равна одному дюйму, но при необходимости можно установить высоту метки от 0,25 до 20 дюймов. Метка может иметь ширину от 0,25 до 25 дюймов. Текст метки всегда центрирован по вертикали в пределах изображения метки.
• Будут ли программы Выпуск 2007 Office запрашивать конечных пользователей вставить метку перед сохранением документа или перед его печатью, либо метка может быть вставлена вручную при желании пользователей.
• Должно ли содержимое метки блокироваться, если она впервые добавлена в документ, либо метка может обновляться при изменении сведений в столбцах. Содержимое меток может быть заблокировано только в том случае, если все необходимые метаданные включены в метку.

Добавление меток в политику

1. Откройте страницу «Изменение политики» для политики, в которую необходимо добавить метки.
2. На странице изменения политики в разделе Метки нажмите кнопку Включить метки.
3. Для того чтобы метка всегда добавлялась к документу, установите флажок Запрашивать вставку метки перед сохранением или печатью.

    Примечание.    Все настройки параметров применяются к метке в целом. Возможно, также потребуется установить форматирование текста или размер метки, чтобы текст правильно отображался.

   Снимите флажок, если метки политики являются не обязательными, и конечные пользователи могут добавлять метку в документ вручную.

4. Чтобы заблокировать содержимое метки и не допускать его изменения, даже если изменяются сведения в столбцах, установите флажок Запретить изменение меток после их добавления.

   Чтобы разрешить изменение содержимого метки при изменении сведений в параметрах столбца, снимите данный флажок.

5. В поле Формат метки введите текст, который должен отображаться.
   • Введите имена столбцов в том порядке, в котором они должны отображаться в метке. Заключите имена столбцов в фигурные скобки ({ }), как показано на этой странице.
   • По желанию идентификатор столбца можно указать за фигурными скобками, как показано в примере на данной странице.
   • Чтобы добавить в метку разрыв строки, введите в окне метки символы \n в том месте, где должен отображаться разрыв строки.
   • Чтобы добавить символ табуляции, введите в поле метки символы \t в том месте, где необходим отступ текста.
6. В разделе Вид выберите форматирование текста метки. Убедитесь в использовании такого шрифта и начертания, которые будут доступны на компьютерах конечных пользователей. Кроме того, выбранный размер шрифта будет влиять на объем отображаемого в метке текста.
7. В разделе Размер метки введите нужную высоту и ширину метки. Высота метки может быть от 0,25 до 20 дюймов и ширина от 0,25 до 20 дюймов. Текст метки всегда центрирован по вертикали в пределах изображения метки.
8. Нажмите кнопку Обновить, чтобы просмотреть содержимое метки.

   Убедитесь, что весь текст отображается внутри метки по ее ширине и высоте. Если размер текста превышает размеры метки, он не будет отображаться.

    Примечание.    Действительные размеры метки не будут отображаться при просмотре.

9. Чтобы применить параметры метки к политике, нажмите кнопку ОК.

Устранение неполадок с метками

Чтобы метки правильно печатались, необходимо проверить следующие параметры:

• все столбцы, указанные в метке, присутствуют в библиотеке документов;
• содержимое метки не превышает длину метки;
• форматирование текста (например, начертание) является допустимым. Если параметры форматирования недопустимы или относятся к шрифтам, которых нет в системе клиента, метка будет создана, однако в ней будут использованы параметры форматирования по умолчанию.

Если некоторые метаданные, которые в текущий момент необходимы в метке, еще не введены, появится диалоговое окно с предупреждением об отсутствии каких-либо метаданных. Пользователи могут перейти в область сведений о документе и заполнить отсутствующие метаданные.

Добавление аудита событий в политику

Функция аудита политики семейства узлов позволяет компаниям создавать и анализировать аудиторские следы документов, а также элементов списков, не принадлежащих документам, например списки заданий, группы обсуждений и календари. Данная функция предоставляет журнал аудита, в котором записываются такие события, как даты просмотра содержимого, редактирования, публикации и другие сведения. Если эта функция включена в политике, администраторы политики могут просматривать проверенные данные в отчетах политики, представленные в виде суммарных таблиц Excel. Данные отчеты позволяют просматривать процесс использования информации внутри данной организации. Журналы отчетов по аудиту помогают организациям проверять и документировать регулируемую совместимость и изучать потенциальные проблемы.

Журнал аудита содержит следующие сведения:

• имя события;
• дату и время события;
• имя пользователя в системе, который выполняет действие.

1. Откройте страницу «Изменение политики», в которую необходимо добавить аудит.
2. На странице «Изменение политики» в разделе Аудит установите флажок Включить аудит, а затем установите флажки необходимых событий.
3. Чтобы применить параметры аудита к политике, нажмите кнопку ОК.

Если функция аудита включена, события, относящиеся к элементам политики, будут указаны в журнале. Чтобы просмотреть журналы аудита, на странице «Параметры веб-узла» выберите пункт Отчеты по журналу аудита, а затем выберите настроенный отчет.

 Примечание.    Аудит предоставляет сведения о времени изменения элемента, а не информацию о том, что именно было изменено. Поэтому данная функция не является средством архивации или управления версиями документа.

Добавление в политику штрихкодов

Штрихкоды необходимы для управления физическими записями, поскольку они позволяют контролировать нецифровые активы, такие как печатные документы, а также физические элементы, например товары, прототипы, компьютерное оборудование. В отличие от меток штрихкоды не отображают сведения о данном элементе, поэтому конфиденциальная информация может храниться в сети и взаимодействовать с документом или физическим элементом, при этом оставаясь не раскрытой.

Если штрихкоды включены в политику, они добавляются к свойствам документа и отображаются в его заголовке. Подобно меткам, штрихкоды можно удалять из документов вручную.

Администраторы политики могут указать, должно ли приложение запрашивать пользователей включить штрихкод при печати или сохранении элемента, либо штрихкод может быть вставлен вручную с помощью вкладки Вставка в программах Выпуск 2007 Office

В политике штрихкодов создаются штрихкоды стандарта с кодом 39. Каждое изображение штрихкода включает текст, отображаемый под штрихкодом, содержащий значение штрихкода. Это позволяет использовать данные штрихкода даже в тех случаях, когда отсутствует оборудование для сканирования. Пользователи могут вручную ввести номер штрихкода в поле для поиска в Microsoft Office SharePoint Server 2007 и найти необходимый элемент на узле.

1. На странице «Изменение политики» в разделе Штрихкоды установите флажокВключить штрихкоды.
2. Чтобы пользователи получали запрос вставить штрихкод, установите флажок Запрашивать вставку штрихкода перед сохранением или печатью.
3. Чтобы применить использование штрихкодов в политике, нажмите кнопку ОК.

Добавление в политику параметров хранения и прекращения действия элементов

Политика прекращения действия выполняет поиск элементов в семействе узлов с истекшим сроком хранения. Дальнейшие действия с такими элементами зависят от того, какие параметры системы настроены для обработки этих элементов. Например, такие элементы могут быть перемещены в корзину, может быть запущен рабочий процесс прекращения действия или может быть выполнена указанная пользователем процедура.

Политика прекращения действия активируется при указании срока хранения и операции при прекращении действия.

1. Откройте страницу изменения политики, для которой необходимо установить срок хранения и прекращения действия элемента.
2. На этой странице установите флажок Включить срок действия, чтобы определить способ ликвидации содержимого, управляемого данной политикой.
3. Выберите параметры срока хранения, чтобы указать дату истечения срока действия документа. Эти параметры также можно указать в отдельном рабочем процессе или в специальной формуле хранения.
   • Чтобы установить дату истечения срока действия, выберите пункт Период времени, определяемый свойствами элемента, а затем выберите действие и промежуток времени (дни, месяцы или годы). В полях между списками введите число, чтобы установить промежуток времени.

      Примечания 

     • При создании политики, являющейся частью типа содержимого, можно выбрать параметры даты, указанные в этом типе содержимого, и использовать их в качестве даты истечения срока действия.
     • Данная возможность доступна только при создании политики семейства узлов.

   • Чтобы использовать рабочий процесс или специальную формулу хранения для указания прекращения действия, выберите команду Задать программным способом.
4. Укажите действия, которые должны быть предприняты по истечении срока действия документа.
   • Чтобы разрешить предопределенное действие (например, удаление), щелкните Выполнить эту операцию, а затем выберите нужное действие из списка.
   • Чтобы запустить рабочий процесс прекращения действия, выберите пунктЗапустить этот рабочий процесс, а затем выберите имя рабочего процесса.

      Примечание.    Данная функция доступна только при указании политики для типа содержимого, которое имеет связанный с ним рабочий процесс.

5. Чтобы применить параметры прекращения действия, нажмите кнопкуОК.