Данные в книге Microsoft Office Excel, отображенные в службах Excel, могут извлекаться из двух различных расположений. Данные могут храниться непосредственно в книге или во внешнем источнике данных, например, в другой базе данных или кубе OLAP.

Если данные извлекаются из внешнего источника данных, значит, автор книги или администратор определил информацию о подключении, как правило, в файле подключения к данным Microsoft® Office (ODC), описывающем расположение, способ входа, выполнения запроса и доступа к внешнему источнику данных.

При наличии подключения к внешнему источнику данных можно выполнить операцию обновления для получения обновленных данных. При каждом обновлении данных отображается самая последняя их версия, включая изменения после последней операции обновления.

Дополнительные сведения об обновлении данных

Вопросы безопасности

Управление обновлением данных

Дополнительные сведения об обновлении данных

На следующей иллюстрации объясняется основной процесс обновления данных, подключенных к внешнему источнику данных.

Операция обновления получает актуальные данные.

Подключение, которое часто сохраняется в файл подключения, определяет все сведения, которые требуются для доступа к данным и их загрузки с внешнего источника данных.

Существует множество источников данных, к которым можно получить доступ: OLAP, SQL Server, Access, OLEDB, ODBC, электронные таблицы и текстовые файлы.

Актуальные данные добавляются в текущую книгу.

Вопросы безопасности

Если пользователь, подключенный к внешнему источнику данных, пытается обновить данные, ему важно знать о возможных проблемах, касающихся безопасности, а также уметь справляться с этими проблемами.

Файлы подключения к данным часто содержат один или несколько запросов, используемых для обновления внешних данных. Заменив этот файл, злоумышленник может создать запрос для получения доступа к конфиденциальным данным, а также передать их другим пользователям. Таким образом, важно убедиться в следующем:

• Автором файла подключения является доверенное лицо.
• Файл подключения безопасен и хранится в надежном расположении (в библиотеке документов, сетевой папке или в веб-папке).

Дополнительные сведения о том, как администратор может создавать файлы подключения, создавать надежные расположения и защищать файлы подключения, см. в справке Microsoft Office Excel 2007 и в справке центра администрирования сервера Office SharePoint Server.

Безопасность.  Для доступа к внешнему источнику данных, как правило, необходимы учетные данные (имя пользователя и пароль), используемые для проверки подлинности пользователя. Необходимо точно знать, что эти учетные данные предоставлены надежным и безопасным образом и что другие пользователи не могли получить к ним доступ.

Управление обновлением данных

Обновлением данных из внешнего источника можно управлять при помощи следующих действий:

Обновление при открытии

В программе Microsoft Office Excel 2007 автор может создать книгу, для которой внешние данные будет автоматически обновляться при открытии, установив флажок Обновление при открытии файла в диалоговом окне Свойства подключения. (На вкладке Данные в группе Подключения нажмите кнопку Подключения, выберите подключение, нажмите кнопку Свойства, перейдите на вкладку Использование, а затем нажмите кнопку Обновление при открытии файла.) В этом случае службы Excel будут всегда обновлять данные перед отображением книги и сознанием нового сеанса. Если автором книги снят флажок Обновление при открытии файла, отображаются данные, кэшированные вместе с книгой. Это означает, что при обновлении данных вручную пользователь будет видеть обновленные последние данные в течение сеанса, но эти данные не будут сохранены в книге. Если требуется, чтобы актуальные данные всегда отображались при отображении книги в службах Excel, установите флажок Обновление при открытии файла в Office Excel. Дополнительные сведения см. в справке Microsoft Office Excel 2007.

Если используется файл подключения к данным Office (ODC), убедитесь, что в диалоговом окне Свойства подключения установлен флажок Всегда использовать файл подключения (На вкладке Данные в группе Подключения нажмите кнопку Подключения, выберите подключение, нажмите кнопку Свойства, перейдите на вкладку Определение, а затем нажмите кнопку Всегда использовать файл подключения).

На операции обновления могут также влиять настройки веб-узла Короткий таймаут сеанса и Время жизни кэша внешних данных для надежных расположений файлов. Дополнительные сведения см. в справке центра администрирования Microsoft Office SharePoint Server или обратитесь к администратору узла.

Ручное обновление

 Примечание.    Вручную можно обновлять только отчет «Сводные таблицы».

1. Выберите ячейку в отчете «Сводные таблицы».
2. На панели инструментов веб-клиента Excel в меню Обновление выберите команду Обновить выбранное подключение.

 Примечания 

• Любая интерактивная операция, вызывающая повторный запрос источника данных OLAP, инициирует операцию обновления вручную.
• Если команда Обновить не отображается, значит, автор веб-части снял флажок свойства Обновить выбранное подключение, Обновить все подключения. Дополнительные сведения см. в статье Настраиваемые параметры веб-части веб-клиента Excel.

Обновление всех подключений

• На панели инструментов веб-клиента Excel в меню Обновление выберите команду Обновить все подключения.

Периодическое обновление

С помощью Office Excel 2007 автор книги может указать, что данные должны автоматически обновляться через определенный интервал времени после открытия книги для каждого подключения. Например, складская база данных может обновляться каждый час, поэтому автор книги указал, чтобы обновления книги выполнялись каждые 60 минут. Дополнительные сведения см. в справке Microsoft Office Excel 2007.

Автор веб-части может установить или снять флажок свойства Разрешить периодическое обновление в веб-клиенте Excel, чтобы разрешить или запретить периодическое обновление, если это свойство было определено автором книги. По умолчанию по истечении определенного интервала времени в нижней части строки состояния веб-части веб-клиента Excel отображается следующее предупреждающее сообщение:

Обновить данные для следующих подключений? <список подключений> (Сейчас) (Всегда) (Больше не задавать этот вопрос)

Автор веб-части веб-клиента Excel может также задать свойство Отображать сообщение о периодическом обновлении данных, чтобы управлять поведением сообщения, отображающегося, когда службы Excel выполняют периодическое обновление данных в течение сеанса:

• Всегда   означает, что это сообщение отображается по истечении каждого интервала времени.
• По выбору   означает, что пользователь может выбрать продолжение периодических обновлений без отображения сообщения.
• Никогда   означает, что веб-клиент Excel выполняет периодическое обновление без сообщений и запросов.

Для получения дополнительных сведений см. статью Настраиваемые параметры веб-части веб-клиента Excel.

Отмена обновления

Операция обновления может занять больше времени, нежели ожидалось, поэтому ее можно отменить. В течение операции обновления Служба Excel Services отображает сообщение с запросом. Чтобы прервать операцию для завершения обновления данных в более подходящее время, нажмите кнопку Отмена. Будут отображены данные, возвращенные запросами перед отменой операции обновления.