Функция, описанная в данном разделе справки, доступна только при наличии поддержки хотя бы одного из перечисленных языков как для Office SharePoint Server 2007, так и для Microsoft Office Enterprise 2007: китайский, традиционное письмо; китайский, упрощенное письмо; японский; корейский.

Может ли служба группового утверждения работать совместно с другими рабочими процессами?

Microsoft Office SharePoint Server 2007 предлагает решения для поддержки многих рабочих процессов в организации, в том числе и группового утверждения. Дополнительные сведения о поддерживаемых рабочих процессах см. в соответствующих разделах справки. Однако групповое утверждение не может совместно использовать ту же библиотеку документов, которую используют другие решения для рабочих процессов, поскольку она использует эту библиотеку монопольно. Для других рабочих процессов на узле рабочей группы необходимо создать отдельную библиотеку документов. Дополнительные сведения об этом см. в разделе справки о рабочих процессах.

Иначе говоря, даже если другие рабочие процессы добавить на страницу «Настройка моего утверждения», которая является определенной страницей группового утверждения, они будут работать неправильно.

Как в группе «Возможности семейства узлов», так и в группе «Возможности узла» имеются кнопки, активирующие групповое утверждение. Чем отличаются эти две кнопки?

Для обеспечения правильной работы группового утверждения необходимо активировать возможность группового утверждения сначала на странице «Возможности семейства узлов», а затем — на странице «Возможности узла».

Если служба группового утверждения активирована сначала на странице «Возможности узла», она будет работать неправильно. Чтобы деактивировать службу группового утверждения, выполните действия в обратном порядке.

 Примечание.    Групповое утверждение может быть активировано только на узле верхнего уровня семейства узла.

Можно ли изменять конфигурацию окна группового утверждения? Можно ли создавать и добавлять в него новые представления? Можно ли добавлять веб-часть группового утверждения?

Изменение или удаление существующего представления может вызвать некорректную работу группового утверждения. Если обнаруживается проблема после изменения представления, то деактивируйте групповое утверждение, а затем активируйте его заново, чтобы решить проблему. Веб-части для группового утверждения (например, веб-части для библиотеки документа «Мое утверждение» и списка отчета по журналу идентификатора документа) доступны, но так как некоторые из них требуют более высокое разрешение на доступ, то протестируйте страницу с различными уровнями разрешений прежде чем опубликовывать узел.

 Примечание.    Избегайте редактирования представлений с помощью приложения SharePoint Designer или функции «Редактирование страницы».

Как добавить новый столбец?

Если добавление нового столбца для отображения его в представлениях по умолчанию   — «Личные папки», «Для утверждения», «Предложено мной», «Отклонено для меня» и «Утверждено мной»  — недопустимо, можно создать и добавить новый столбец в представление администратора.

Можно создать новый столбец в папке Столбцы на странице Настройка моего утверждения, а затем добавить его в представление администратора в папке Представления.

Гарантирует ли печать идентификацию пользователя, предоставившего документ, и подписчика?

Подделка изображения печати возможна. Следовательно, гарантировать точную идентификацию подписчика нельзя. Щелкните печать, отображаемую на экране, правой кнопкой мыши, а затем выберите команду Сведения о подписи. В диалоговом окне Сведения о подписи нажмите кнопку Обзор, чтобы просмотреть детализированную информацию о сертификате, используемом во время подписи. Сертификат является более надежным, чем изображение печати, однако и в этом случае остаются ограничения, препятствующие точной идентификации подписчика исходя из надежности публикующей компании или политики распространения сертификата. Поэтому администратору необходимо построить надежную систему сертификатов на предприятии. Дополнительные сведения о сертификатах см. в справке Windows Server.

 Примечание.    Групповое утверждение контролирует все рабочие процессы и проверяет пользователей на основе информации учетной записи пользователя. Пользователь без соответствующего разрешения и учетной записи не может принимать участия в процессе утверждения.

Как известно, служба группового утверждения использует возможности библиотеки документов из Windows SharePoint Services. Есть ли какие-то особенности в управлении ими?

Да, служба группового утверждения основана на библиотеке документов из Windows SharePoint Services. Каждая библиотека документов содержит страницу настройки данной библиотеки документов для управления соответствующими параметрами. Подобно другим библиотекам документов служба группового утверждения использует также страницу «Настройка моих утверждений» для настройки ее возможностей. Чтобы получить доступ к странице «Настройка моих утверждений», выберите Мои утверждения, Параметры, а затем Параметры моих утверждений на странице параметров узла.

Изменение некоторых установленных по умолчанию параметров может повлиять на работу службы группового утверждения. Чтобы перейти на страницу «Дополнительные параметры библиотеки документов: мои утверждения», в группе Общие параметры щелкните Дополнительные параметры и убедитесь, что следующие параметры сохраняют установленные по умолчанию значения.

• Разрешить управление типами содержимого?   Если установить флажок Да, то в службе группового утверждения можно будет регистрировать и использовать несколько шаблонов. Убедитесь что установлен флажок Да.
• Открытие документов с поддержкой веб-обозревателя   Установите флажок Открыть в клиентском приложении, чтобы документ можно было открывать в Microsoft Office Word или Microsoft Office Excel.

Можно ли после создания резервной копии узла группового утверждения восстановить его на узле Windows SharePoint Services?

Да, следует выполнять резервное копирование и восстановление узла группового утверждения по веб-приложениям. Следует создавать резервные копии и восстанавливать все узлы, заданные приложению.

Можно ли установить в службе группового утверждения RSS-каналы?

Служба группового утверждения предоставляет RSS-канал, одну из основных возможностей библиотеки документов Windows SharePoint Services. Пользователи могут подписаться на эту возможность, чтобы просматривать список документов в программе для чтения RSS-каналов. Однако вводить в программе для чтения RSS категории документов в зависимости от состояния процедуры утверждения невозможно. С помощью RSS-канала можно просматривать свойства документов, однако, невозможно открывать, утверждать или отклонять документы.

Как в службе группового утверждения отображаются организационные изменения, например, реорганизация, а также временно неработающие или уволившиеся сотрудники?

Если организация прекратила свою деятельность и расформирована, файлы из папки этой организации будут перемещены и сохранены в папке родительской организации. Если организация переименована, соответствующие изменения автоматически вносятся в архив, что позволяет отказаться от необходимости контроля администратором.

С другой стороны, любые изменения, вносимые в процессе утверждения, требуют контроля администратора. Например, если документ был представлен для утверждения, но сотрудник, отправивший его, уволился из организации, этот документ после завершения процедуры утверждения хранится в архиве в папке Не определено. Поскольку номер документа назначается сразу же, как только он отправлен для утверждения, то по этому номеру можно определить папку, в которой нужно сохранить этот документ. Когда позже утверждающий удаляется из диаграммы организации прежде, чем бывший утверждающий утвердит, отмена процесса утверждения рассылается по электронной почте бывшим утверждающим и процесс утверждения отменяется. Однако, если позже утверждающий удаляется из диаграммы организации после утверждения бывшим утверждающим, то процесс утверждения не отменяется, но отправитель не уведомляется и поэтому необходимо раздельное управление. Затем документ остается в папке «Предложено мной» в случае отправителя и в папке «Утверждено мной» в случае бывшего утверждающего. Ошибка возникает при выборе оставшегося документа, щелчке правой кнопкой мыши и выборе команды «Просмотреть свойства». Поэтому предоставивший документ пользователь или администратор должен по мере необходимости проверять и отменять процедуру утверждения и снова отправлять документ на утверждение.

При переходе на страницу «Пользователи и организации» в групповом утверждении отображается сообщение об ошибке несогласованности диаграммы организации. Какова причина этой проблемы и как ее устранить?

Это происходит из-за удаления группы для группового утверждения с помощью страницы «Пользователи и группы» Windows SharePoint Services. Щелкните ссылку здесь на отображаемом сообщении об ошибке. На открывшейся странице щелкните Действия - Устранить несогласованность дерева организации. Удалите организацию из диаграммы организации, которую удалили из приложения Windows SharePoint Service. Чтобы использовать удаленную группу в групповом утверждении, необходимо зарегистрировать ее заново в диаграмме организации группового утверждения. Согласуйте ее с существующей диаграммой организации и структурой папок отдела. Для получения дополнительных сведений см. раздел Создание диаграммы организации.

При создании ролевых групп создана группа рассылки на Microsoft Exchange Server. Что произойдет, если ролевая группа будет удалена или состав ее членов изменится? Отразятся ли автоматически эти изменения на группе рассылки?

Да, отразятся. При удалении ролевой группы группа рассылки также удаляется. При переименовании ролевой группы существующая группа рассылки удаляется и создается группа рассылки с новым именем. Любые изменения в составе членов ролевой группы немедленно отражаются на группе рассылки при условии, что администратор Windows SharePoint Services имеет также права администратора сервера Exchange.

Можно ли удалить зарегистрированный в службе группового утверждения шаблон?

Да, можно, если на этапе удаления шаблона веб-сервер не содержит документов, созданных с помощью этого шаблона. Все документы, созданные с помощью этого шаблона, необходимо удалить из корзины веб-сервера, а также из архива службы группового утверждения. Рекомендуется не удалять шаблоны, а скрывать их от пользователя. Дополнительные сведения о том, как определить, видны ли шаблоны пользователю, см. в разделе Установка порядка отображения зарегистрированных шаблонов

При ревизии архивных документов архив должен содержать документы со всеми номерами. Как проверить, все ли номера документов есть в архиве?

Кроме архива документов служба группового утверждения предоставляет также отчет журнала документов. Отчет по журналу идентификаторов документов — полезное средство управления и контроля документов по номеру документа; отображению пронумерованных документов по отделам; выводу сводного журнала записей утверждений для каждого документа.

Чтобы отобразить отчет, на странице «Параметры узла» в группе Администрирование группового утверждения выберите команду Отчет по журналу идентификаторов документов. Отчет содержит список всех организаций из организационной диаграммы со всеми представленными для утверждения документами. Если нажать значок «+» рядом с именем организации, отображается список всех документов данной организации по номерам. Если нажать значок «+» рядом с нужным документом, отображается запись этого документа. Число в скобках — это количество экземпляров документа, соответствующее его статусу в процедуре утверждения. Поэтому оно может превышать количество реальных документов.

Кроме того, можно отображать отчет журнала документов в другом формате. На панели задач страницы Отчет по журналу идентификаторов документов щелкните Действия, а затем щелкните Изменить в таблице данных или Экспорт в электронную таблицу, чтобы преобразовать отчет в формат электронной таблицы или таблицы данных. Контролируйте преобразованные данные. Учтите, что после удаления или изменения преобразованных данных данные в отчете журнала документов искажаются.

Как установить возможность получения уведомлений по электронной почте?

Служба группового утверждения — решение корпорации Майкрософт для электронного утверждения документов, использующее технологию Windows SharePoint Services. Оно включает такую дополнительную возможность, как отправка уведомлений по электронной почте. Дополнительные сведения по установке уведомлений по электронной почте см. в разделе справки о Windows SharePoint Services.

После установки уведомлений по электронной почте представляющие или утверждающие пользователи будут автоматически получать уведомления о запросах на утверждение или статусе документов, а также получать сводные сообщения электронной почты после завершения процедуры утверждения. Если используется Exchange Server, то с его помощью можно легко создавать группу рассылки для ролевых групп службы группового утверждения. Дополнительные сведения см. в разделе Создание ролевых групп.

Каким способом можно изменить групповое утверждение, чтобы привести его в соответствие с процессом утверждения компании?

Групповое утверждение предоставляет средства изменения или настройки рабочего процесса. Соответствующие сведения см. в пакете ECM Starter Kit для выпуска 2007 системы Microsoft® Office, который может быть загружен на веб-узле Центра загрузки.