Можно легко интегрировать и включать данные из бизнес-приложений (например, SAP, Siebel и Microsoft SQL Server) в среду совместного использования Microsoft Office SharePoint Server 2007, добавляя бизнес-данные в список Office SharePoint Server 2007. В результате получается список, элементы которого представляют собой комбинацию бизнес-данных из Office SharePoint Server 2007 и бизнес-данных из внешних бизнес-приложений.

Способы использования бизнес-данных в списках

Добавление столбца бизнес-данных в список SharePoint

Добавление элементов бизнес-данных в список SharePoint

Обновление данных в столбце бизнес-данных с помощью данных из бизнес-приложения

Просмотр профиля элемента списка SharePoint

Закладки на действия с бизнес-данными

Удаление столбца бизнес-данных из списка SharePoint

Способы использования бизнес-данных в списках

Существует несколько способов использования бизнес-данных в списках. Например, применяющая систему управления взаимоотношениями с клиентами (систему CRM) консалтинговая компания Contoso, Ltd. использует бизнес-данные в списках в следующих случаях:

• Установление связи документов с записями клиентов   Такие документы как коммерческие предложения, контракты и презентации сохраняются в списках SharePoint и связываются с соответствующим клиентом из базы данных CRM. Это помогает хранить все документы данного клиента в одном месте и позволяет другим пользователям легко переходить к нужной записи клиента в бизнес-приложении.
• Упрощенное добавление данных из внешних источников  Добавлять настраиваемые поля в крупные базы данных (например, в системы CRM) сложно и дорого. С помощью списка SharePoint сотрудники компании Contoso могут создать для любых типов данных настраиваемый столбец, например, аннотацию, а затем связать этот столбец с записью клиента в системе CRM. Этот тип столбца легко добавлять, и при этом нет необходимости вносить изменения в исходные данные.
• Выбор данных из списка  При создании нового столбца в списке SharePoint, содержащем перечень значений, например почтовых индексов, автор может использовать основной утвержденный список этих значений из базы данных CRM. Это экономит время, а также сокращает количество ошибок и несоответствий при вводе данных.

Важно.  Перед использованием бизнес-данных из внешнего бизнес-приложения системный администратор должен зарегистрировать его в Office SharePoint Server 2007. Тип данных, которые можно добавлять из внешнего бизнес-приложения, зависит от того, какие поля данных системный администратор зарегистрировал в Office SharePoint Server 2007.

Добавление столбца бизнес-данных в список SharePoint

В ходе этой процедуры необходимо назначить один основной столбец, для которого будут выбраны соответствующие вспомогательные столбцы.

1. В списке, в который требуется добавить столбец, на панели управления Список выберите Параметры, а затем щелкните Создать столбец.
2. В разделе Имя и тип в поле Имя столбца введите имя заголовка столбца.
3. В группе Тип данных этого столбца выберите параметр Бизнес-данные. В разделе Дополнительные параметры столбца будут обновляться настройки, которые применяются к бизнес-данным.
4. В разделе Дополнительные параметры столбца в списке Тип выберите тип бизнес-данных и бизнес-приложение, из которого нужно добавить бизнес-данные.
5. В списке Отображать это поле выбранного типа: выберите тип значений, которые нужно отобразить в основном столбце бизнес-данных.
6. В группе Добавьте столбец для отображения каждого из этих дополнительных полей выберите необходимое число дополнительных полей. Эти поля автоматически заполняются при выборе значения в основном столбце бизнес-данных.
7. Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться на страницу Настроить список.
8. Нажмите ссылку Вернуться в имя_списка в верхней части этой страницы. На панели инструментов Список появляется новый основной столбец и связанные с ним дополнительные столбцы.

 Примечание.    Дополнительные столбцы можно отсортировать и отфильтровать, однако, изменить их порядок в списке невозможно.

Теперь, когда столбцы бизнес-данных определены, можно добавлять в список элементы бизнес-данных.

Добавление элементов бизнес-данных в список SharePoint

Элементы бизнес-данных добавляются в список SharePoint на странице Новый элемент.

1. На панели Список выберите Новый, а затем щелкните Новый элемент. Откроется страница Новый элемент.
2. В поле Название введите имя данного элемента списка.
3. Чтобы в столбце бизнес-данных найти нужные данные, выполните одно из следующих действий:

Условие	Действие
Известно имя элемента списка	Введите необходимое количество данных, а затем нажмите клавиши CTRL+K. Если выдается несколько результатов, выберите один результат из списка и нажмите кнопку OК.
Требуется найти элемент списка	Нажмите кнопку Обзор. Щелкните стрелку, а затем выберите имя критерия, по которому требуется выполнить поиск. Введите значение в поле справа, а затем нажмите зеленую стрелку. Выберите данные из поля результатов поиска и затем нажмите кнопку OК.

4. Чтобы сохранить новый элемент списка, нажмите кнопку Сохранить.

Обновление данных в столбце бизнес-данных с помощью данных из бизнес-приложения

Чтобы обеспечить согласованность значений данных в столбцах бизнес-данных в списке SharePoint с текущими значениями динамических данных в бизнес-приложении, следует часто выполнять обновления списка столбцов в SharePoint. Обновлять следует только основной столбец бизнес-данных. При обновлении основного столбца все соответствующие дополнительные столбцы также обновляются.

1. Чтобы найти в списке основной столбец бизнес-данных найдите столбец, содержащий в скобках слово Обновить.
2. Нажмите кнопку Обновить.
3. Появляется страница Подтверждение обновления. Чтобы продолжить обновление, нажмите кнопку OК.
4. На странице Состояние обновленияотображается количество обновленных записей и количество обнаруженных ошибок. Чтобы вернуться к этому списку, нажмите кнопку OК.

Просмотр профиля элемента списка SharePoint

Каждый элемент бизнес-данных из списка SharePoint имеет профиль, содержащий подробные данные из бизнес-приложения. Например, столбец бизнес-данных может содержать только название товара, в то время как в профиле могут отображаться такие данные как: описание товара, его цвет, прейскурантная цена или стоимость товара. Это позволяет обойтись без необходимости получения доступа к бизнес-приложению.

1. Чтобы просмотреть профиль элемента бизнес-данных, выберите элемент, который нужно просмотреть, и щелкните соответствующую стрелку.
2. Нажмите кнопку Просмотреть профиль.

Закладки на действия с бизнес-данными

Действия с бизнес-данными (действия с бизнес-данными) — это ссылки, которые появляются за объектами. Если щелкнуть такие ссылки, могут, например, открываться веб-страницы, отображаться пользовательские интерфейсы бизнес-приложений или открываться формы Microsoft Office InfoPath. Кроме того, меню Действия с бизнес-данными появляются в списках SharePoint и полях результатов поиска. С помощью этих ссылок можно легко обновлять элементы бизнес-данных или видеть соответствующие данные.

Типы бизнес-данных, доступных в списке SharePoint, зависят от того, получено ли разрешение на использование данного элемента бизнес-данных или от типа самого элемента списка. Например, если элементом является сущность в базе данных SAP, то можно получать доступ к данным из базы данных и изменять их непосредственно из списка SharePoint.

1. Чтобы просмотреть список действий, выберите элемент, который нужно просмотреть, и щелкните соответствующую ссылку.
2. Выберите в меню одно из действий.

Удаление столбца бизнес-данных из списка SharePoint

При добавлении в список более одного столбца бизнес-данных из той же внешней базы данных, назначьте один основной столбец, а затем выберите соответствующие дополнительные столбцы. При удалении основного столбца все остальные столбцы также удаляются. Дополнительные столбцы удалить независимо от основного столбца невозможно.

1. В списке, из которого требуется удалить столбец, на панели управления Список выберите Параметры, а затем щелкните Параметры списка.
2. В группе Столбец выберите имя столбца, который требуется удалить.

    Примечание.    В списке отображаются только имена основных столбцов.

3. На странице Изменение столбца щелкните Удалить.